Cas client ‣ Améliorer le Processus de Recrutement d'une PME pour attirer de meilleur profil

Publié le 29 avril 2024

Noté 4.7 sur 5

Rédigé par

La PME rencontre des difficultés à attirer et recruter des collaborateurs performants dans un secteur assez concurrentiel du BTP.

Ne pouvant pas séduire les candidats par une rémunération et des avantages du même niveau que les grands groupes, elle doit miser sur sa marque employeur de PME familiale et repenser ses processus associés.

Voyons comment, en moins de 3 mois, la PME a optimisé ses processus de sourcing, de recrutement et d’intégration pour améliorer son attractivité et sa rétention de candidat sur l’ensemble des étapes du recrutement.

Chiffres clés du projet

Le client en bref

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Les enjeux | Améliorer Processus Recrutement

Introduction au projet

Contexte

Cette PME spécialisée dans l’aménagement d’espaces (création d’espaces commerciaux, design d’espaces événementiels, restauration de bâtiment) a connu une année exceptionnelle à la sortie de la crise sanitaire du covid-19. Avec plus de 35% de croissance organique en 1 an, les équipes de production et les fonctions supports ont du mettre les bouchées double pour absorber la demande.

Même si les projections du carnet de commande de l’exercice suivant annoncent un retour vers la normale, l’accumulation de retard suite à l’hypercroissance et la performance commerciale souligne qu’il est temps d’augmenter les effectifs sur les fonctions clés (chef de chantier, conducteur de travaux et dessinateur projeteur).

Le Directeur Général, qui a repris la tête de la société récemment, veut recruter ces collaborateurs et sent que l’entreprise a des difficultés à attirer et recruter des profils « expérimentés ». Ayant gravi les échelons au fil des années, la DG qui incarne également la fonction RH a peu d’expertises sur ce métier support.

C’est dans ce contexte qu’il a décidé de faire appel à un cabinet de conseil capable de mener un diagnostic complet de leur processus de sourcing, de recrutement, d’intégration et de les optimiser par rapport à leurs nouveaux enjeux de développement.

Besoin(s) identifié(s)

Développer l’image de marque de la PME
Sécuriser le recrutement des collaborateurs à haut potentiel
Professionnaliser et formaliser la partie acquisition de talents de la fonction RH

Le projet | Améliorer Processus Recrutement

Le projet étape par étape

Diagramme de Gantt (cliquez ici pour agrandir)

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Diagnostic des processus de recrutement et d’intégration 6jrs/H

Réunion avec le dirigeant pour définir les enjeux stratégiques et projeter les besoins de ressources humaines et financières sur 3 à 5 ans
4 entretiens individuels du DG, d’1 chef de chantier, d’1 conducteur de travaux et d’1 dessinateur projeteur pour avoir une vision claire des missions clés des 3 métiers et de la culture d’entreprise
Benchmark concurrentiel des offres d’emplois des 3 postes sélectionnés : analyse des missions, compétences et aptitudes ciblées, étude de la rémunération et positionnement de la marque employeur
Étude des outils et supports RH dédiés aux recrutements : logiciel RH, routine de recrutement, guides d’entretiens, etc.
Réalignement des fiches de postes des 3 métiers clés (Mix RH) : mise à jour de la rémunération et redéfinition du périmètre d’activité de chacun des postes
Synthèse des dysfonctionnements et des axes d’amélioration au niveau des 3 processus RH : sourcing, recrutement et intégration

Le mot du consultant : l’approche terrain et l’échange avec différents membres de l’équipe nous a permis de constater dans un 1^er temps que chaque recrutement était traité différemment. En trop voulant s’adapter aux désirs des candidats, la PME perdait en attractivité et réduisait sa proposition de valeur globale. Ces constats et ces échanges variés ont permis de redéfinir le mix RH et de faire prendre conscience que trop d’agilité ou d’adaptation crée plus de dysfonctionnements.

Modélisation de la marque employeur et du processus de sourcing 4,5jrs/H

Formalisation light du processus actuel de sourcing et des éléments constitutifs de la marque employeur basé sur les éléments obtenus en phase 1
Identification des dysfonctionnements et préconisation d’actions correctives : canaux de sourcing à utiliser, critères de sélections, modèles à créer
Validation du processus actuel et des projets correctifs avec le DG et design du nouveau processus de sourcing
Création de 3 offres d’emplois : présentation de l’entreprise, profil recherché, missions spécifiques et aptitudes, chartre graphique…
Sélection des canaux de sourcing génériques (France Travail, Indeed, LinkedIn…) et spécifiques, et formalisation des procédures d’utilisation
Définition des critères d’évaluation de CV et mise en place d’une routine de suivi de recrutement (nombre, état d’avancement, notation profil, etc.)

Le mot du consultant : étant donné que le dirigeant incarne les fonctions RH de la PME, les process devaient être optimisées pour être 1/ peu consommateur de temps (le dirigeant ne peut pas être à temps plein sur les parties RH) et 2/ faciles à prendre en main (car le DG a peu d’expertises RH). Dans ce cas de figure, il vaut mieux déployer des actions RH simples pour les reproduire facilement, et créer un principe de récurrence, plutôt que de créer des process et outils trop complexes à mettre en place.

Modélisation du processus de recrutement et des outils RH 7jrs/H

Formalisation light du processus de recrutement basé sur les éléments obtenus en phase 1
Atelier de travail avec le DG pour repenser le processus : nombre d’entretien, délais et jalons, séquençage (motivation, compétences, aptitudes, personnalité, etc.)
Création avec le DG de 2 guides d’entretiens pour les 3 postes clés : questions types, critères d’évaluation associés, conseils sur la posture managériale à adopter
Conception d’un guide de modalité et d’un modèle de promesse d’embauche pour chaque poste : discours, valorisation de la marque employeur, séduction candidat, modalité juridique et réglementaire
Session d’entretiens test pour accompagner et améliorer la posture recruteur du dirigeant (pitch, tips sur les variations de posture…)

Le mot du consultant : avoir peu d’expérience RH rendait l’évaluation des candidats très difficile pour le DG. L’enjeu de cette phase était donc de construire des modèles et des outils qui facilitent l’évaluation grâce à des référentiels clairs et identifiés, permettant ainsi d’éviter de se disperser et de faciliter la prise de décision finale. Nos différents points de feedbacks sur les recrutements en cours ont permis au dirigeant d’ajuster sa posture ainsi que sa méthode de décision.

Modélisation du processus d’intégration et accompagnement opérationnel 4,5jrs/H

Formalisation light du processus d’intégration basé sur les éléments obtenus en phase 1
Design et présentation du processus optimisé : jalons des entretiens obligatoires, suivi intégration et points managériaux, outils à créer
Construction d’1 outil de suivi de planning RH et d’1 guide d’entretien annuel professionnel
Mise en situation avec 2 collaborateurs et ajustements de la posture managériale du DG (tips & feedbacks)
Communication interne et présentation des nouveaux processus aux équipes

Le mot du consultant : tout comme le dirigeant, les collaborateur n’ont pas l’habitude des processus RH formalisés, que ce soit pour l’intégration ou l’accompagnement de carrière. C’est pourquoi nous avons spécifiquement travaillé la communication interne sur cette fin de projet. Cela a permis aux équipes de prendre conscience des évolutions et d’évaluer les impacts positifs pour la PME.

Le bilan du projet | Améliorer Processus Recrutement

Conclusion & Résultats

ROI du projet

Formalisation de 3 processus clés (sourcing, recrutement et intégration) et création de 22 supports, procédures et guides
Montée en compétences managériales (posture et expertise RH) du DG
2 intégrations préparées et réussies

Externalités positives liées au projet

Renforcement de l’attractivité candidat poursuivi grâce à la création d’un site vitrine dédié à la marque employeur
Accueil favorable des nouveaux collaborateurs grâce à une meilleure confiance dans le système de recrutement