Avec près de 200 collaborateurs et de nouveaux recrutements en cours, la PME atteint une limite en termes de gestion de son espace de travail. La direction doit désormais arbitrer entre l’achat de nouveaux locaux et une organisation mixte Flex Office / télétravail.
Le Flex Office est une solution attrayante car elle réduit fortement l’investissement immobilier. Mais, de ce fait, il est indispensable de penser une nouvelle organisation pour mettre en place un système de rotation performant, répondre aux contraintes techniques et matérielles de chacun et ne pas perturber la performance de production.
Découvrez comment, en 6 mois, cette PME a redéfini la gestion de ses locaux avec du Flex Office sans investir dans de nouveaux locaux pour les 5 prochaines années.
La PME est l’un des leaders mondiaux de la création d’interfaces utilisateur et de services interactifs sur télévisions, smartphones ou consoles de jeux. Pionnière sur ces offres de services, elle attire de nombreux consommateurs et continue d’investir et de recruter pour augmenter sa proposition de valeur et garder sa place sur le marché. La PME grossit chaque année et franchit en 2021 le cap des 200 collaborateurs.
La croissance des effectifs est bénéfique pour la PME, mais aujourd’hui l’organisation des locaux ne permet pas d’accueillir l’ensemble des collaborateurs. Avec l’essor du télétravail ces dernières années, une organisation hybride et temporaire s’est créée pour permettre aux collaborateurs de jongler entre une présence physique et du travail à distance (2 jours / semaine). Cependant, avec une projection de 70 à 100 recrutements supplémentaires, la gestion de l’espace qui était jusqu’alors un choix adaptatif devient une réelle décision tactique.
2 options se dessinent alors pour la direction. Soit ils décident d’investir dans de nouveaux locaux plus grands, soit ils créent une organisation optimisée en Flex Office. Le Flex Office c’est une organisation de travail qui génère des espaces adaptés aux besoins de l’entreprise : poste non nominatif, call box, open space… Cette dernière option est intéressante car elle permet de maitriser les coûts immobiliers en s’adaptant aux recrutements effectifs. Cependant, il est également nécessaire d’étudier la rentabilité des 2 scénarios avant de changer l’organisation de l’espace de travail.
Car, en effet, la mise en place du Flex Office apporte également son lot de défis. Organisée pour le moment avec des bureaux attitrés, la PME doit faire face à des contraintes matérielles et techniques (accès au serveur, partage d’information, stockage des données) pour certains de ses services, en plus de penser à un système de rotation pertinent. De ce fait, la direction doit arbitrer entre les hypothèses de performance du nouveau système, l’optimisation des dépenses immobilières et les enjeux de conduite du changement associés aux peurs de modification de l’organisation.
En parallèle, le CSE de l’entreprise est en pourparlers avec la direction pour accorder un 3ème jour de télétravail. La direction mobilise le CSE, un acteur important dans le déploiement du Flex office, avec qui elle souhaite coopérer pour remettre à plat l’organisation du travail et étudier les différents scénarios.
À la vue de la complexité du projet, le dirigeant décide de faire appel à une société externe pour bénéficier d’une expertise en projet de transformation et d’un accompagnement à la conduite du changement.
Le mot du consultant : le CSE va pousser des attentes sur le confort des équipes, là où la direction va pousser des attentes sur la performance. La réalité doit se situer entre les deux. Il faut ces 2 éléments pour préparer une conduite du changement durable et stable. Notre job, et c’est pour ça aussi que nous créons des relations sur le terrain, est de créer de la performance dans l’organisation sans aller dans l’extrême, car il n’existe pas de performance sans un niveau de bien-être associé.
Le mot du consultant : Dans un projet comme celui-ci, ne vous laissez pas submerger par les contraintes techniques. Sinon vous allez vous retrouver au milieu d’un véritable casse-tête avec des besoins et des contraintes à l’opposé. Pensez donc à l’envers : préparez d’abord votre nouvelle organisation, les interactions et les rotations que vous voulez créer, pour ensuite définir les besoins techniques de chaque équipe. Ce sera beaucoup plus facile de composer de cette manière et de trouver des solutions pertinentes.
Le mot du consultant : la rentabilité du Flex Office n’est pas qu’une question immobilière. Même si vous faites un gain financier court terme, dégrader la performance de production est un risque majeur dans le déploiement du Flex Office sur du long terme. Au-delà de ce gain immobilier court terme, tout l’enjeu est de maintenir voire d’augmenter la performance de vos équipes de manière durable.
Le mot du consultant : Réaliser une phase de test permet de préparer plus sereinement le déploiement global. Cette étape a permis de détecter et corriger quelques fonctionnalités de réservation et aménager différemment certains espaces. Même si notre test a été un succès, il faut savoir qu’un test amène le droit à l’erreur. Vous ne risquez pas ainsi de faire rejeter l’ensemble du projet sur une phase de test. Cela crée en plus un antécédant qui facilitera grandement le déploiement au reste des services ainsi que l’adhésion de l’ensemble des parties prenantes.
Le mot du consultant : faire un déploiement par service, plutôt que tout généraliser en une seule fois, facilite la conduite du changement et également le travail des chefs de projets qui peuvent se consacrer à chacune des équipes. En plus de rassurer les collaborateurs, et éviter une cacophonie généralisée, cela vous permet d’effectuer votre transition sans perte de performance de production.
Avoir la recette ne suffit pas toujours pour préparer un bon plat !
L’ouverture successive de 4 agences a augmenté fortement les activités opérationnelles gérées par la direction. Qu’il existe une phase d’accélération ou une surcharge d’activité temporaire est plutôt logique. Mais cela ne peut pas être un modèle organisationnel pérenne pour la PME.
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