Cas client ‣ Flex Office : une alternative efficace à l'achat de nouveaux locaux ?

Publié le 13 mars 2023

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Avec près de 300 collaborateurs et de nouveaux recrutements en cours, la PME atteint une limite en termes de gestion de son espace de travail. La direction doit désormais arbitrer entre l’achat de nouveaux locaux et une organisation mixte Flex Office / télétravail.

Le Flex Office est une solution attrayante car elle réduit fortement l’investissement immobilier. Mais, de ce fait, il est indispensable de penser une nouvelle organisation pour mettre en place un système de rotation performant, répondre aux contraintes techniques et matérielles de chacun et ne pas perturber la performance de production.

Découvrez comment, en 6 mois, cette PME a redéfini la gestion de ses locaux avec du Flex Office sans investir dans de nouveaux locaux pour les 5 prochaines années.

Chiffres clés du projet

Le client en bref

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Les enjeux | Flex Office

Introduction au projet

Contexte

La PME est l’un des leaders mondiaux de la création d’interfaces utilisateur et de services interactifs sur télévisions, smartphones ou consoles de jeux. Pionnière sur ces offres de services, elle attire de nombreux consommateurs et continue d’investir et de recruter pour augmenter sa proposition de valeur et garder sa place sur le marché. La PME grossit chaque année et franchit en 2021 le cap des 300 collaborateurs.

La croissance des effectifs est bénéfique pour la PME, mais aujourd’hui l’organisation des locaux ne permet pas d’accueillir l’ensemble des collaborateurs. Avec l’essor du télétravail ces dernières années, une organisation hybride et temporaire s’est créée pour permettre aux collaborateurs de jongler entre une présence physique et du travail à distance (2 jours / semaine). Cependant, avec une projection de 70 à 100 recrutements supplémentaires, la gestion de l’espace qui était jusqu’alors un choix adaptatif devient une réelle décision tactique.

2 options se dessinent alors pour la direction. Soit ils décident d’investir dans de nouveaux locaux plus grands, soit ils créent une organisation optimisée en Flex Office. Le Flex Office c’est une organisation de travail qui génère des espaces adaptés aux besoins de l’entreprise : poste non nominatif, call box, open space… Cette dernière option est intéressante car elle permet de maitriser les coûts immobiliers en s’adaptant aux recrutements effectifs. Cependant, il est également nécessaire d’étudier la rentabilité des 2 scénarios avant de changer l’organisation de l’espace de travail.

Car, en effet, la mise en place du Flex Office apporte également son lot de défis. Organisée pour le moment avec des bureaux attitrés, la PME doit faire face à des contraintes matérielles et techniques (accès au serveur, partage d’information, stockage des données) pour certains de ses services, en plus de penser à un système de rotation pertinent. De ce fait, la direction doit arbitrer entre les hypothèses de performance du nouveau système, l’optimisation des dépenses immobilières et les enjeux de conduite du changement associés aux peurs de modification de l’organisation.

En parallèle, le CSE de l’entreprise est en pourparlers avec la direction pour accorder un 3^ème jour de télétravail. La direction mobilise le CSE, un acteur important dans le déploiement du Flex office, avec qui elle souhaite coopérer pour remettre à plat l’organisation du travail et étudier les différents scénarios.

À la vue de la complexité du projet, le dirigeant décide de faire appel à une société externe pour bénéficier d’une expertise en projet de transformation et d’un accompagnement à la conduite du changement.

Besoin(s) identifié(s)

Définir un nouveau modèle organisationnel et de gestion de l’espace de travail pour les 5 prochaines années
Accompagner la transition et l’intégration du nouveau modèle organisationnel sélectionné
Préparer la conduite du changement et faciliter les accords avec les parties prenantes

Le projet | Flex Office

Le projet étape par étape

Diagramme de Gantt (cliquez ici pour agrandir)

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État des lieux de l’organisation du travail 4jrs/H

Entretien collectif avec la DRH et RRH pour avoir une représentation macro et micro de l’organisation actuelle du travail et de la gestion des locaux : taux de présence moyennes sur 2 ans, intensité du télétravail, répartition des services par étage, nombre de collaborateurs par service…
Observation terrain de l’organisation du travail : habitudes de travail (horaires, disponibilité), fréquence de télétravail, faisabilité technique…
Cartographie de l’espace de travail actuel : position des open space, identification des bureaux individuels et salle de réunion, différenciation des usages, et gestion du flux
Atelier de travail avec 6 collaborateurs et 2 membres du CSE. Formalisation des dysfonctionnements de la gestion actuelle des espaces : manque de matériel, difficultés d’organisation, absence de système de rotation télétravail / présentiel

Le mot du consultant : le CSE va pousser des attentes sur le confort des équipes, là où la direction va pousser des attentes sur la performance. La réalité doit se situer entre les deux. Il faut ces 2 éléments pour préparer une conduite du changement durable et stable. Notre job, et c’est pour ça aussi que nous créons des relations sur le terrain, est de créer de la performance dans l’organisation sans aller dans l’extrême, car il n’existe pas de performance sans un niveau de bien-être associé.

Définition des besoins organisationnels en Flex Office 6,5jrs/H

Réunion avec les membres du CODIR (Dirigeant et Directeurs de service) pour projeter les contraintes organisationnelles avec les futurs scénarios de croissance : prévision de 350 collaborateurs sur 3 ans
Création d’un dispositif de simulation avec plusieurs variables à intégrer : taux de présence, volume de télétravail, croissance effectif, niveau de coopération…
Arbitrage et sélection d’un ratio (places disponibles / nombre de collaborateurs) équilibré entre le confort des équipes et l’optimisation financière organisationnelle à 0,76
Entretien individuels avec les directeurs de service pour comprendre les enjeux et les attentes de chaque pôle en Flex Office : besoins de confidentialité, disposition de matériel, définition des journées de présence obligatoire…
Estimation du niveau de difficulté du changement organisationnel par service, par fonction et par métier. Et définition d’un ordre de priorité de déploiement par service
Atelier avec le responsable informatique pour anticiper les futures installations liées au Flex Office sur 2 et 3 ans : matériels disponibles (écrans, box internet, tv), règles de sécurité…

Le mot du consultant : Dans un projet comme celui-ci, ne vous laissez pas submerger par les contraintes techniques. Sinon vous allez vous retrouver au milieu d’un véritable casse-tête avec des besoins et des contraintes à l’opposé. Pensez donc à l’envers : préparez d’abord votre nouvelle organisation, les interactions et les rotations que vous voulez créer, pour ensuite définir les besoins techniques de chaque équipe. Ce sera beaucoup plus facile de composer de cette manière et de trouver des solutions pertinentes.

Modélisation du Flex Office 7,5jrs/H

Formalisation des contraintes actuelles et des besoins futurs grâce à un Workshop d’idéation avec le responsable informatique et 4 collaborateurs
Modélisation détaillée de 3 scénarios envisageables pour le Flex Office : gestion du matériel, roulement télétravail / présence au bureau, exceptions pour certaines fonctions…
Benchmark de solutions logicielles de gestion du Flex Office : fonctionnalités proposées, gestion du télétravail, prix, synchronisation avec des outils internes (Google Agenda, Outlook, SIRH)
Présentation des avantages et des inconvénients de 4 logiciels présélectionnés à la direction. Et sélection du logiciel le plus pertinent par rapport aux objectifs de croissance
Définition des plans d’investissement et de rentabilité sur 5 ans en Flex Office vs une stratégie immobilière avec une projection de croissance similaire
Validation du modèle de Flex Office avec une analyse budgétaire et une hypothèse d’économie de 520k €
Design du plan d’action d’une phase de test sur 20% des collaborateurs et définition du déploiement progressif par équipe sur 1 an : définition des jalons, chefs de projet et dimensionnement en jours Homme

Le mot du consultant : la rentabilité du Flex Office n’est pas qu’une question immobilière. Même si vous faites un gain financier court terme, dégrader la performance de production est un risque majeur dans le déploiement du Flex Office sur du long terme. Au-delà de ce gain immobilier court terme, tout l’enjeu est de maintenir voire d’augmenter la performance de vos équipes de manière durable.

Animation de la phase de test et ajustements 7jrs/H

Calibrage de la phase de test et définition du périmètre : 4 semaines, 35 participants, 28 bureaux, échantillonnage du nombre de jours de télétravail par semaine (certains à 0 et d’autres à 3 jours)
Budgétisation du test à 8 690€ et préparation du lancement de la phase de test : planification du déménagement de l’espace test, déploiement du beta test de l’outil de gestion du Flex Office, achat de matériel spécifique pour les rotations (casiers)
Réunion de lancement avec l’équipe test : contexte, objectif, fonctionnement sur la période et présentation de l’outil de Flex Office
Suivi hebdomadaire avec les référents RH et les managers : management du système de rotation, respect du ratio 0,76, gestion des émotions et des contraintes générées
Bilan de la phase de test et présentation des résultats à l’ensemble des collaborateurs et managers : retour positif sur la facilitée de mise en place du Flex Office, la gestion des rotations du personnel et l’augmentation des interactions entre services
Validation de l’organisation en Flex Office par le CSE et accord de la direction pour l’ouverture d’un 3^ème jour de télétravail

Le mot du consultant : Réaliser une phase de test permet de préparer plus sereinement le déploiement global. Cette étape a permis de détecter et corriger quelques fonctionnalités de réservation et aménager différemment certains espaces. Même si notre test a été un succès, il faut savoir qu’un test amène le droit à l’erreur. Vous ne risquez pas ainsi de faire rejeter l’ensemble du projet sur une phase de test. Cela crée en plus un antécédant qui facilitera grandement le déploiement au reste des services ainsi que l’adhésion de l’ensemble des parties prenantes.

Roadmap et déploiement interne 2jrs/H

Définition de la roadmap du déménagement à l’échelle de tous les services : échelonnement du Flex Office par priorité et en fonction des disponibilités des équipes support, budgétisation du projet à 44 800€
Plan de communication à l’ensemble des équipes pour le déploiement généralisé du Flex Office sur 1 an : rappel des jalons principaux et des interlocuteurs, et présentation de l’outil
Transfert à l’équipe projet interne et accompagnement sur les 3 premiers suivis de projet pour s’assurer de la bonne rythmique et de la tenu des jalons

Le mot du consultant : faire un déploiement par service, plutôt que tout généraliser en une seule fois, facilite la conduite du changement et également le travail des chefs de projets qui peuvent se consacrer à chacune des équipes. En plus de rassurer les collaborateurs, et éviter une cacophonie généralisée, cela vous permet d’effectuer votre transition sans perte de performance de production.

Le bilan du projet | Flex Office

Conclusion & Résultats

ROI du projet

Augmentation de la collaboration et des interactions entre les équipes grâce à la mise en place des espaces partagés
Prévision de 520k € d’économie sur 5 ans sur les coûts immobiliers
Maintien du ratio à 0,76 sans dysfonctionnement ou contrainte majeure