Cas client ‣ Comment transformer la fonction recrutement pour un poste terrain clé au sein d'un réseau de franchises ?

Publié le 5 juin 2023

Noté 4.7 sur 5

Rédigé par

La PME qui connait depuis plusieurs années entre 5 à 12% de croissance rencontre des difficultés pour généraliser le recrutement de 30 à 50 responsables terrain par an.

N’ayant jamais structuré ce processus, la mobilité interne, bien que plutôt efficace au début, ne suffit plus pour répondre à leur besoin actuel et sera trop limitée par rapport à leur enjeu de croissance futur. Il devient donc indispensable pour les dirigeants d’industrialiser leur processus de recrutement, ce qui leur permettrait à la fois 1/ d’automatiser et fluidifier leur séquence d’actions et 2/ avoir un référentiel cohérent pour évaluer et sélectionner les candidats.

Découvrez donc comment en 3,5 mois cette PME a pu redéfinir l’ensemble de ses processus de recrutement (sourcing, sélection, évaluation) pour l’un de leurs postes les plus stratégiques et comment cette industrialisation a bénéficié à l’ensemble du réseau de franchises.

Chiffres clés du projet

Le client en bref

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Les enjeux | Transformation de la Fonction Recrutement

Introduction au projet

Contexte

Cette PME, spécialisée dans le secteur du divertissement et le sport de loisir, connait une forte croissance grâce à plusieurs vagues d’innovation de service et de produit.

Le modèle organisationnel de la société s’est construit autour d’un ensemble de BU d’exploitation, présent en France, en Europe et en Amérique du Nord. La PME possède ainsi une 20^taine de centres en propre et près de 70 en franchises. Le fonctionnement de la PME est donc très similaire à celui d’un centre d’escape game, de lasergame ou encore de trampoline.

Dans ce type de secteur d’activité, le rôle du Responsable de Centre est central. C’est lui qui anime et manage les équipes et qui doit faire le lien avec les autres niveaux managériaux de la BU et du siège. C’est donc l’un des postes les plus stratégiques de la société. Et historiquement, ce sont des personnes terrain qui ont fait leur preuve qui se voient confier cette responsabilité. Et cela marche très bien, même s’il existe des limites à avoir une vision très business opérationnel et moins stratégique.

Mais en période de croissance, les promotions internes prennent du temps et ne suffisent plus. Sans parler que ce n’est pas le modèle le plus facilement scalable pour industrialiser un tel processus de recrutement. En effet, au-delà de la volonté d’ouvrir de nouveaux centres, les franchises et les centres internes connaissent aussi un turnover important dans ce secteur d’activité. Il est donc nécessaire de pouvoir ouvrir le recrutement en externe.

Le but, à termes, des dirigeants est de créer une cellule industrielle complète de recrutement pour les Responsables de Centre qui représente entre 20 à 30 recrutements par an.

Pour industrialiser ce service en interne et construire une offre dédiée à leur réseau de franchisé, la direction décide de faire appel à une société externe pour piloter leur nouveaux enjeux RH et gérer la montée en compétences de leur chargé de recrutement.

Besoin(s) identifié(s)

Créer toutes les composantes d’un service dédié au recrutement d’un Responsable de Centre
Assurer la cohérence entre les besoins et les capacités de recrutement interne
Accompagner le lancement de recrutement aux nouvelles méthodes

Le projet | Transformation de la Fonction Recrutement

Le projet étape par étape

Diagramme de Gantt (cliquez ici pour agrandir)

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Définition du Mix RH Responsable de Centre 10,5jrs/H

Entretien collectif avec les 2 dirigeants pour identifier les missions principales du poste, définir le volume de recrutement annuel récurent et le projeter par rapport aux enjeux de croissance
Workshop avec l’équipe projet (2 DG, 2 middle manager, 1 comptable, et 2 techniciens) pour lister les aptitudes terrain et managérial nécessaires du Responsable de Centre
Benchmark des politiques de rémunération auprès de 17 entreprises : postes similaires dans le même secteur d’activité, et postes en dehors du secteur avec des compétences similaires
Enquête auprès de 6 dirigeants franchisés pour évaluer leur modèle de rémunération et pré chasse sur un ensemble de métiers similaires pour croiser les sources et valider la fourchette de rémunération du poste
Veille des canaux de diffusion et analyse de performance : mot clé et naming, nomenclature métier, message clé
2 sessions de travail avec l’équipe projet pour définir 2 persona types (un cible sur le secteur d’activité et un cible sur les compétences) et définition des premières orientations des offres d’emplois

Le mot du consultant : aller voir ce qui se passe ailleurs semble plutôt naturel. En revanche on ne pense pas forcément à élargir son spectre de recherche vers des métiers différents qui sollicitent des compétences similaires au poste sur lequel vous recrutez. Notre conseil ici : n’ayez pas peur de taper aux portes d’entreprises non concurrentielles, car vous n’êtes pas le seul à recruter sur ce pool de compétences.

Optimisation du Processus de Sourcing 5jrs/H

Formalisation du processus de sourcing adapté au besoin de recrutement et au mix RH. Et listing d’outils de sourcing nécessaires : offres emplois, fiche de poste, communication marque employeur
Synthèse de la fiche de poste et création de 2 offres emplois avec l’équipe projet: compétences, aptitudes, rémunération selon les 2 profils validés en Phase 1
Atelier avec les RH sur la marque employeur : définition des avantages, synthèse de la culture d’entreprise et des valeurs. Et plan d’actions interne pour la diffusion interne sur leurs supports (site web, offre emploi, jobboards…)
Validation et diffusion de la communication projet aux équipes internes : recrutement en cours, méthodologie, et nouveau processus

Le mot du consultant : sollicitez un maximum de personnes pour faire du branding d’offre et évitez de vous coller à votre fiche de poste et vos jargons internes associés. Les offres d’emplois ça doit aussi être du marketing pour attirer des candidats en dehors de votre secteur d’activité. Et vous le ferez plus facilement si vous faites appel à des personnes externes au projet pour qui vos termes « métiers » ne leur parlent pas.

Conception de la méthodologie d’évaluation candidat 6jrs/H

Workshop avec l’équipe projet pour décliner chaque compétences métiers de la fiche de poste en 4 compétences clés : Relationnel client, Animation équipe, Agilité décisionnelle et Pilotage de BU
Brainstorming pour définir le niveau de granularité d’évaluation sur 3 niveaux : filtre rapide sur de la sélection CV, filtre moyen sur les premiers échanges et filtre sélectif sur la mise en situation et entretien avec la direction
Réajuster les séquences d’évaluation sur les 6 jalons de recrutement (sélection CV, entretiens, mise en situation et modalité) : temps alloué pour chaque évaluation, dimensionnement des ressources cohérentes, et impact sur l’expérience candidat
Formalisation et session de simplification du processus de recrutement : chaque étape de recrutement associée à l’évaluation des 4 compétences, scoring et validation candidat

Le mot du consultant : votre processus de recrutement doit être un funnel de candidats proportionnellement inversé par rapport au temps que vous investissez. Le but est que vous passez peu de temps à traiter beaucoup de cv, et que vous prenez le temps, en revanche, sur vos derniers échanges candidats. C’est pourquoi il est important de quantifier les moyens et ressources nécessaires pour éviter que vous dépensiez du temps inutile au début de votre processus de recrutement.

Optimisation du processus de recrutement 7,5jrs/H

Design d’un logigramme de CV pour augmenter la rapidité et faciliter la sélection CV dans le processus de recrutement
Création avec l’équipe RH de 5 guides d’entretiens : entretien téléphonique, entretien de centre, entretien siège, entretien de référence, entretien de modalité
Test et conception d’un exercice et d’une mise en situation : retour d’expériences, réduction du timing et ajustement de la séquence
Mise en place d’un outil de suivi de recrutement (fichier Excel) et implémentation d’un ATS pour mettre à jour automatiquement les données au fur et à mesure

Le mot du consultant : trouvez le bon équilibrage entre une surpréparation et ne rien préparer du tout. Certes, les guides d’entretiens peuvent créer une certaine distance avec le candidat, voire une légère froideur, mais cela permet en plus de rythmer vos échanges et d’éviter de passer trop (ou pas assez) de temps, de maitriser au mieux le risque et de réduire la part d’aléatoire dans votre recrutement.

Formation des recruteurs internes 2jrs/H

Construction d’une méthode de formation de recrutement : guides des bonnes pratiques, synthèse de chaque canal de sourcing utilisé, posture recruteur, etc.
Mise en situation et exercices pour développer les compétences recruteurs : simulation d’entretien, debrief et feedback individuel
Plan d’accompagnement terrain : dimensionnement des besoins associés pour chaque collaborateur, priorisation des axes de formation et planification de suivi individuel

Le mot du consultant : formez à la gestion de recrutement plutôt qu’à la théorie si vous voulez que vos collaborateurs montent en compétences. Certes, la théorie est le socle d’un bon apprentissage, mais ne perdez pas de vue que vos équipes sont sur le terrain et doivent rapidement opérationnaliser chacune des tâches pour rendre le processus performant. Ne complexifiez donc pas vos formations et rendez les très pratico-pratiques.

Test du processus et ajustements de formation 6,5jrs/H

Lancement et accompagnement de 2 recrutements Responsable de Centre « Haut de France » et « Grand Est »
Observation des 6 étapes de recrutement : sélection CV, entretiens, exercices, et modalités
Feedback personnalisé et tips recruteur entre chaque échange candidat : respect timing, deadline d’offre, retour candidat, etc.
Ajustements de la formation et du processus de recrutement après la validation des 2 candidats sur le poste de Responsable de Centre

Le mot du consultant : attention à ne pas vous perdre dans trop de retour utilisateur. Le but n’est pas uniquement d’augmenter le confort de ceux qui utilisent le processus. Vous devez également penser retour sur investissement (ROI). Sinon oui, tout le monde passerait plus de 4h en entretien pour être sûr de valider le bon candidat. Or, vu le volume de recrutement nécessaire, c’est impossible. Ne tombez donc pas dans de la sur qualité et pensez résultats.

Le bilan du projet | Transformation de la Fonction Recrutement

Conclusion & Résultats

ROI du projet

5 fois plus d’attractivité sur les offres d’emplois
3 recruteurs internes formés aux nouveaux processus de recrutement (sourcing, évaluation et sélection)
Processus et tactique de recrutement validé et adopté par l’ensemble des équipes

Externalités positives liées au projet

Recrutement rapide d’un premier Responsable de Centre pendant la phase de test
Homogénéisation des pratiques et industrialisation sur d’autres besoins de recrutement (responsable de service, manager de salle)