Cas client ‣ Comment organiser un déménagement industriel sans arrêt de production ?

Publié le 19 avril 2022

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Une PME industrielle en hypercroissance arrive à un stade où il est temps de pousser les murs. Leur BU Production, qui partage les mêmes locaux que le service de recherche et développement (R&D), a besoin d’augmenter sa surface de production et de stockage pour continuer à traiter les demandes clients.

Pas besoin d’être chef de projet pour faire un déménagement perso. On se débrouille comme on peut, mais on finit par y arriver. Un déménagement industriel de plus 1500m² sans occasionner de rupture dans la chaine de production, c’est un autre débat.

Doubler de surface d’exploitation, voici tout l’enjeu du projet. Découvrez comment en 9 mois, la PME a piloté et coordonné le projet pour transférer cette BU tout en réaménageant le service R&D sans impacter le système de production !

Chiffres clés du projet

Le client en bref

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Les enjeux | Déménagement Industriel

Introduction au projet

Contexte

Cette société industrielle possède au sein de sa BU Production une activité de production (fabrication, assemblage, programmation) et de service (maintenance et distribution). Exploitant actuellement 1500m² divisé entre ses services de production et de R&D, l’enjeu est de doubler la taille du site d’exploitation.

Ce manque de mettre carré devient un frein à la croissance et génère des tensions avec des pertes de marge (multiplication des prestataires de stockage, augmentation des délais). Alors que le facteur clé de succès de la PME était cette capacité à gérer des stocks en flux poussé, elle doit maintenant les gérer en flux tendus. Véritable impact pour le service de production qui voit leur délai client passé de 10 jours à 1 mois.

En délocalisation la BU Production, 750m² se libèrent dans leurs locaux actuels. Plusieurs choix s’ouvrent aux dirigeants : soit ils vendent leurs locaux et déménagent leur siège et l’activité R&D, soit il les louent, soit ils réaménagent ce nouvel espace. Au vue de l’hypercroissance de la société, les dirigeants ont souhaité réaménagé l’espace pour développer le service et les activités de R&D.

Augmenter le volume de surface d’exploitation représente des dépenses additionnelles conséquentes. Mais ne pas le faire et laisser l’unité de production en sous-dimensionnement diminuera la performance économique de la PME.

Les enjeux financiers étant du ressort des deux dirigeants, ce sont eux qui ont identifié et validé le nouveau bâtiment pour accueillir la BU Production. Pour ce qui est du reste, les dirigeants n’avaient ni le temps ni l’expertise pour piloter l’intégralité d’un projet de cette taille sur 9 mois. C’est pourquoi, ils ont voulu l’externaliser et s’appuyer sur un chef de projet qui y serait dédié.

Besoin(s) identifié(s)

Gérer le projet avec 2 enjeux : respecter la date butoir (février 2022) et le budget fixé
Suppléer les dirigeants des contraintes du déménagement et des réaménagements des locaux pour qu’ils puissent se concentrer sur les enjeux d’hypercroissance de leur PME
Organiser les nouveaux espaces de travail pour restaurer la proposition de valeur et la réactivité de production de la PME (délai client de 10 jours)

Le projet | Déménagement Industriel

Le projet étape par étape

Diagramme de Gantt (cliquez ici pour agrandir)

Votre enjeu nécessite un projet de cette envergure ?

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Design de l’aménagement du nouveau site de production28jrs/H

Lancement du projet : réunion de démarrage, nomination de l’équipe projet composée de 7 personnes (les 2 dirigeants, 3 responsables BU, 1 maître d’œuvre et 1 chef de projet), et préparation à la conduite du changement des équipes internes
Analyse et dimensionnement des besoins : 6 entretiens semi-directifs pour comprendre les besoins actuels et futurs de la BU Production et pour dimensionner le volume (m²) à transférer
Formalisation des plans architecturaux (3 plans macro du service et 7 plans micro par poste d’activité et de travail) pour prévoir les flux « Homme » et les espaces de stockage et de production
Sélection de 15 prestataires en fonction de leur capacité de production et de leur disponibilité, deux enjeux clés pour un projet comme celui-là

Le mot du consultant : Un déménagement fait peur. Cela bouscule les systèmes organisationnels, les processus de production, et j’en passe. Ayant en tête le déménagement à venir, nos interlocuteurs restent souvent focalisés sur leurs besoins actuels. Notre travail est de pousser cette réflexion, d’imaginer les besoins futurs et se détacher des besoins court terme pour éviter, grossièrement, de déménager 6 mois après. Il existe plein de méthodes possibles pour le faire : brainstorming, cas critique, scénarii, etc.

Design de l’aménagement du nouvel espace du service R&D17jrs/H

Lancement du projet : réunion de démarrage, nomination de l’équipe projet composée de 6 personnes (les 2 dirigeants, le manager du bureau d’études, le responsable commercial, le RH et le chef de projet) et communication interne
Analyse et dimensionnement : 5 entretiens semi-directifs pour comprendre les besoins actuels et futurs du service R&D et pour dimensionner le volume (m²) à aménager
Formalisation des plans architecturaux (8 plans micro par poste d’activité et de travail) pour prévoir les flux « Homme » et répartir les nouveaux espaces de travail
Sélection de 15 prestataires (les mêmes que pour la phase précédente) en fonction de leur capacité de production et de leur disponibilité

Le mot du consultant : Véritable jeu d’orchestre pour coordonner les actions des 15 prestataires ! Il est nécessaire de prendre de la hauteur pour prévoir les interventions de chacun et ne pas créer des points de blocage dans l’avancée du projet. C’est autant valable pour cette phase que la précédente. Pour le service R&D, la particularité était d’optimiser le nouvel espace. N’hésitez pas à donner plus de temps aux entretiens sélectifs pour penser les usages de demain (digitalisation, flex office, fab lab, etc.) pour créer un espace de travail cohérent à valeur ajotuée.

Formalisation du plan de déménagement5jrs/H

Calcul du délai et du temps « Homme » sur les 50 actions à mener, définition des marges et des délais de sécurités sur les actions critiques (avec un grand nombre d’interlocuteur) et établissement de la séquence nominale d’intervention
Mise en cohérence des interventions avec l’activité de l’entreprise : intervention prévue début septembre 2021, en fonction des objectifs d’aménagement (février 2022), de la saisonnalité et des contraintes de production
Échanges et confirmation du retroplanning auprès des interlocuteurs internes et des prestataires externes
Coordination de l’équipe projet : distribution des tâches, des rôles et des responsabilités de chacun
Annonce du déménagement, réunion d’informations et affichage du retroplanning pour projeter et rassurer les équipes internes

Le mot du consultant : Dimensionner le travail des prestataires est une évidence car vous les payez. Dimensionner le temps que vous allez demander à chacun de vos collaborateurs est tout aussi fondamental. En faisant cette démarche, vous ferez émerger les contraintes qui vont être créées sur les unités de production et vous pourrez plus facilement y réagir.

Animation du déménagement20jrs/H

Pilotage du transfert : animation du plan d’actions auprès de l’équipe projet, explications des actions, suivis, relances, recadrages et mise à jour de l’outil de gestion de projet
Organisation opérationnelle du transfert : réalisation des inventaires par service, identification des ressources nécessaires, formalisation des plannings de tâches pour les 30 collaborateurs mobilisés, organisation et coordination des équipes le jour J (collaborateurs et déménageurs)
Transfert du plan d’actions et formalisation des règles du déménagement : passage en revue des règles de sécurité et réunion de briefing auprès des prestataires pour valider la compréhension du plan

Le mot du consultant : Il est dur de se projeter sur 9 mois. Même s’il y a des réunions de pilotage régulièrement et que les rétroplanning aident à se projeter, ce n’est pas forcément tangible pour vos équipes. C’est pourquoi pour éviter un sentiment de débordement le jour J, nous avons conçus des to do list personnelles pour l’ensemble des collaborateurs mobilisés par le déménagement. On rassure les équipes et les actions sont clairement définies.

Conduite du changement8jrs/H

Adaptation des pratiques de travail : identification et analyse des impacts liés au nouveau site de production et au nouvel espace du service R&D
Formalisation des modifications validées et des actions mises en place pour créer des espaces cohérents en fonction des activités respectives de chaque service
Formation sur les modifications majeures (nouveaux process, nouveaux logiciel, etc.) et communication sur les modifications mineures auprès des équipes

Le mot du consultant : Pour éviter un transfert supplémentaire et garder une cohérence globale, les dirigeants ont souhaité qu’on les accompagne sur la conduite du changement. Étant donné que nous avions envisagé le futur, il était plus simple pour nous et plus confortable pour eux, qu’on mette en pratique ces actions.

Le bilan du projet | Déménagement Industriel

Conclusion & Résultats

ROI du projet

Déménagement et réaménagement effectué sans de dépassement de délai ni de budget
Rétablissement du délai pour les clients de la PME inférieur à 10 jours
Transfert vers le nouveau bâtiment réalisé en 3 jours sans générer d’arrêt de production

Externalités positives liées au projet

Implication totale des équipes dans le transfert du nouveau bâtiment (renforcement du sentiment d’appartenance)
Observation d’un gain de réactivité de 30% dans certains cas d’usage (analyse à poursuivre…)
Reprise de la croissance et gain de nouveaux marchés lié à plus grosse capacité de production de la PME
Aménagement des nouveaux locaux 15 jours avant la date butoir