Cas client ‣ Comment accélérer à l'international par un contrat cadre ?

Publié le 3 octobre 2022

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Suite au succès partenarial avec un grand donneur d’ordre en France, cette PME industrielle se fait propulser à l’international par cette multinationale sur un périmètre de 11 pays et 5 produits. Un véritable potentiel de croissance.

Encore faut-il traiter les mises en conformité par pays, penser la supply chain sur chaque entité, former les forces de ventes et coordonner ses différents services pour déployer ce nouveau contrat.

De ce fait, des nouveaux besoins et enjeux organisationnels surgissent. Il devient alors primordial d’animer et piloter ce projet de taille.

Entre agilité et structuration, découvrez comment en partant d’une réussite locale cette PME a basculé à l’international en seulement 10 mois.

Chiffres clés du projet

Le client en bref

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Les enjeux | Contrat Cadre

Introduction au projet

Contexte

Cette PME, spécialisée dans l’instrumentation industrielle, connait une nouvelle dynamique suite à l’arrivée de leur PDG. La direction instaure rapidement une nouvelle stratégie commerciale autour d’un partenariat d’un grand donneur d’ordre. Une relation jusqu’ici bénéfique en local entre deux entités qui proposent des services complémentaires.

Pour repartir sur une dynamique de croissance durable, plusieurs pistes sont à envisager : soit vous développez du upselling avec vos clients actuels, soit vous misez sur une relation de partenariat avec cette grande société. Malgré le risque et l’incertitude que cela représente, le dirigeant a jeté son dévolu sur ce grand compte pour grandir à l’international.

Après 2 années de collaboration avec cette multinationale, et une fois toute la ligne managériale validée, la PME décroche un contrat cadre sur un périmètre de 17 pays et 18 produits. Véritable enjeu business, la société doit désormais investir beaucoup de ressources pour respecter ce contrat fournisseur de 3 ans et assurer les délais demandés.

Déployer ce contrat qui finalement a été revisité sur 11 pays et 5 produits – ce qui est déjà un véritable bond de croissance pour la PME – n’est pas chose aisée. Les enjeux sont de taille, et le non respect des clauses peuvent faire perdre des marchés.

C’est pourquoi, pour assurer le passage à l’échelle et la structuration des services, le PDG a fait appel à une équipe de projet externe. Bénéficier de l’animation et de l’expertise métier d’une société externe était également l’opportunité pour la direction de garantir un transfert interne complet.

Besoin(s) identifié(s)

Assurer la mise en place (juridique, commerciale et logistique) du contrat cadre sur un périmètre de 11 pays et 5 produits
Piloter le projet de structuration des services pluri-compétences
Accompagner et assurer le transfert opérationnel à l’équipe projet interne

Le projet | Contrat Cadre

Le projet étape par étape

Diagramme de Gantt (cliquez ici pour agrandir)

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Conception du projet de déploiement international8jrs/H

Session de travail avec la direction pour formaliser les enjeux et les objectifs du projet et préparer la communication à l’équipe projet
Réunion de lancement pour initialiser le projet : présentation du projet, planification des points de suivis et coordination avec les équipes pluridisciplinaire (Direction, R&D, Opérations, Commerce, Communication, Comptabilité…)
7 entretiens semi-directifs (le dirigeant, 3 directeurs et 3 forces opérationnelles) pour délimiter la stratégie du déploiement du contrat cadre : définition des objectifs prioritaires, ciblage des marchés, identification des opportunités et des risques associés, réduction du périmètre (de 17 à 11 pays)
Étude documentaire détaillée et analyse fine du contrat cadre pour étudier la mise en conformité des 11 pays
Création d’un roadmap pour structurer et animer la stratégie de déploiement auprès de l’équipe projet
Formalisation d’un plan d’actions et d’un rétroplanning : 65 actions prioritaires à mener, dimensionnement du temps homme et des ressources allouées
Mise en place d’une animation projet mensuelle pour effectuer le suivi de projet et adapter le roadmap en fonction des retours terrains et des avancées des équipes

Le mot du consultant : Cette étape est cruciale dans le déploiement du projet notamment pour ne pas foncer tête baissée ! Il s’agit de prendre connaissance des pratiques internes, des enjeux du contrat cadre, des liens relationnels et de définir les axes prioritaires du projet en fonction des capacités de la PME. Tout l’enjeu de cette étape a été de ne pas être trop gourmand et pousser l’équipe à sélectionner les pays à plus fort potentiel pour ne pas perdre de vue l’adéquation capacité/faisabilité.

Structuration Réglementaire 28,5jrs/H

État des lieux de la conformité réglementaire : analyse des dossiers techniques existants, 3 entretiens semi-directifs avec les équipes R&D, étude des normes applicables (marquage CE, accréditation de conformité sanitaire), et échanges avec des experts (CCI, LCIE, INPI et EUROFINS)
Workshop et restitution d’une matrice réglementaire pour les 11 pays et 5 produits pour constater les éléments de convergence et de divergence entre les normes et les pratiques. Et ajustement du roadmap pour l’équipe projet
Formation des équipes techniques pour la mise en conformité des pays et produits prioritaires sélectionnés
Animation de la délégation terrain pour assurer le déploiement opérationnel en interne
Test qualité pour valider la mise en conformité des produits : benchmarking, sélection de laboratoires d’essais et d’organismes locaux, essais et corrections
Validation des conformités et de l’adéquation du partenariat contrat cadre

Le mot du consultant : La réglementation peut apparaitre comme une activité très technique. Néanmoins, avec une approche méthodique et la sollicitation d’experts, vous pouvez aisément clarifier les réglementations et démarches qui s’appliquent à vos produits. Deux conseils qu’on peut vous donner : 1/ Regrouper les conformités similaires (Canada et USA par exemple) pour gagner du temps et répartir les coûts. Et 2/ prendre contact avec les laboratoires dès le démarrage du projet pour maitriser vos délais de mise en conformité.

Intégration Marketing et Commerciale 21,5jrs/H

Entretien semi-directif avec le directeur commercial du donneur d’ordre et récupération des contacts commerciaux du contrat cadre pour analyser les conditions d’accès au marché des différents pays
Workshop avec les équipes commerciales pour définir un processus spécifique d’accès au marché par territoire et validation auprès de la direction du mode opératoire de mise en conformité d’un produit
Design du nouveau métier Directeur Commercial Export à mettre en place : définition des responsabilités, élaboration de la fiche de poste et du rôle au sein du projet. Et recrutement assuré par une autre offre de service
Benchmarking pour trouver un prestataire de traduction et définition du mode opératoire de mise en conformité d’un produit sur 2 pays en Union Européenne et 2 pays hors UE
Workshop pour adapter le canal et le funnel web : acquisition de leads, augmentation du taux de conversion, développement d’un site marchand…
Pilotage d’une 50^taine de documents techniques et commerciaux à traduire en 4 langues (anglais, espagnol, allemand et néerlandais)
Déploiement du canal web pour les 4 premiers pays sélectionnés : traduction des pages et sélection d’un prestataire de relecture de traduction
Accompagnement opérationnel et test des nouveaux processus commerciaux sur les 4 pays sélectionnés
Accompagnement opérationnel et terrain pour initier la prise de contact (intermédiaires locaux, rappel du contrat cadre). Et ajustement de l’intégration pour les autres pays et transfert

Le mot du consultant : Vous pouvez rapidement vous confronter à différentes barrières à l’entrée quand vous vous lancez dans l’export. Les acteurs locaux ne vous connaissent pas, il existe une barrière culturelle, la réactivité est moins forte que sur votre marché domestique et il est difficile de promouvoir ses offres sans le soutien du donneur d’ordre ou d’intermédiaires locaux. À vous d’être proactif auprès de votre partenaire et bénéficier de sa force de frappe pour pénétrer un territoire, quitte à ce que vous sollicitez les clauses de votre contrat cadre.

Coordination Logistique 16jrs/H

4 entretiens semi-directifs et analyse documentaire interne pour faire un état des lieux des processus logistiques, ADV, SAV et flux d’informations actuels
Réunion de travail avec les 2 prestataires logistiques majeurs pour explorer les différents scénarios d’export dans le cas d’une très forte accélération
Analyse des écarts entre les pratiques internes et les normes logistiques spécifiques de chaque pays du contrat cadre
Réunion avec la direction et le prestataire pour sélectionner le mode opératoire en fonction des spécificités du prestataire et par rapport aux mises en conformités spécifiques par produits. Et ajustements du plan d’actions initial
Workshops avec l’équipe projet : définition du cahier des charges techniques de l’ERP, contractualisation du prestataire logistique international, et centralisation des données logistiques (TVA, devises…)
Transfert des modes opératoires, des coordonnées des prestataires et des acteurs locaux, et du processus d’animation de la chaine logistique

Le mot du consultant : Sans prévisions de volume de commande, nous avons fait le choix d’un prestataire de transport aérien qui permet de répondre aux délais de livraison du contrat cadre. L’inconvénient : le coût ! Pour assurer le lancement d’un partenariat de ce niveau ci, on a poussé la PME d’accepter des coûts logistiques plus forts dans un premier temps, quitte à ajuster a posteriori une fois que la société aura plus de visibilité sur ces marchés respectifs.

Le bilan du projet | Contrat Cadre

Conclusion & Résultats

ROI du projet

Mise en conformité sur 11 pays de 5 produits du contrat cadre en 10 mois
Formalisation de 4 processus opérationnels et de 1 roadmap
50 documents techniques et commerciaux traduits en 4 langues (anglais, allemand, espagnol et néerlandais)
Traduction du site web en 4 langues
Déploiement opérationnel et transfert à l’équipe projet interne

Externalités positives liées au projet

Amélioration continue de la gestion logistique en France suite au déploiement international
Réorganisation du service commercial et émergence d’un nouveau besoin métier avec l’arrivée du Directeur Commercial