La gouvernance d’entreprise : un levier stratégique pour votre PME

Qu’est-ce que la gouvernance d’entreprise ?

Définition de la gouvernance

Wikipédia nous offre une définition très concise sur qu’est-ce la gouvernance d’entreprise : « le gouvernement d’entreprise désigne l’ensemble des processus, réglementations, lois et institutions destinés à cadrer la manière dont l’entreprise est dirigée, administrée et contrôlée. »

Quand nous faisons des recherches sur les modèles de gouvernance d’entreprise, on trouve surtout celui des grands groupes côté en bourse. Et on a l’impression qu’une gouvernance en PME est inutile car cela sert majoritairement l’intérêt des actionnaires. Or, même en étant le seul « décisionnaire » ou propriétaire, vous partagez en soi le même objectif : rendre performante votre société.

Même sans avoir de gouvernance formalisée, vous prenez des décisions et vous continuerez à en prendre. Avoir une gouvernance claire et définie, c’est en fait permettre la matérialisation des décisions au travers d’instances rythmées.

Une gouvernance ce n’est autre qu’un marqueur fort.

Et c’est pourquoi généralement un modèle de gouvernance d’entreprise s’axe autour de ces 3 piliers :

• La réglementation et les processus institutionnels qui encadrent l’organisation
• La stratégie d’entreprise qui s’appuie sur les valeurs et la culture d’entreprise
• Les parties prenantes (salariés, actionnaires, clients, fournisseurs, etc.) qui ont une vision interne et/ou externe

Une gouvernance est un système qui incarne les prises de décisions de la personne morale de votre entreprise. Et parce que votre PME évolue (au niveau des 3 piliers), la gouvernance doit également s’adapter à ces changements. Un modèle de gouvernance d’entreprise n’est donc pas une seule réflexion à avoir une fois dans l’histoire de votre entreprise, mais doit être remise à jour régulièrement.

Gouvernance et RSE

La gouvernance de l’organisation est le système par lequel une organisation prend des décisions et les applique en vue d’atteindre ses objectifs.

Voilà comment la norme ISO 26000 définit la gouvernance. La norme ISO 26 000 est une norme non obligatoire qui apporte des lignes directrices pour améliorer le comportement décisionnel des sociétés en vue d’une démarche RSE. De la même manière qu’on la définit précédemment, l’ISO met en avant 2 facteurs qui influencent le mode de gouvernance d’entreprise :

• Les mécanismes formels (processus et structures clairs et précis)
• Les mécanismes informels (valeurs, culture d’entreprise, dirigeants…)

Cadre légal de la gouvernance d’entreprise

Le cadre autour du mode de gouvernance d’une entreprise est très flou, et il n’existe pas à proprement parler d’instances obligatoire à mettre en place. Mise à part l’assemblée générale des actionnaires qui est une obligation légale, rien ne vous oblige à travailler votre gouvernance avec d’autres instances. Certains organismes (AFEP, MEDEF, Middlenext) comme l’ISO 26 000 vous fournissent quelques clés de lecture pour définir votre gouvernance (on en reparle plus précisément dans la 3^ème partie de notre article). Pour autant, il y a de nombreux intérêts pour une PME à réfléchir à sa gouvernance.

Pourquoi la gouvernance est essentielle pour une PME ?

Nous l’avons déjà rapidement abordé, l’intérêt pour vous en tant que dirigeant d’une PME est assez clair : vous voulez rendre votre entreprise performante. Et un modèle de gouvernance vous permet de prendre de meilleures décisions. Pourquoi ?

Une gouvernance rythme vos actions et décisions

Une gouvernance est représentée par des instances. Cela instaure donc un rythme régulier qui permet de dissocier les temps de réflexion et d’action. En tant qu’être humain, il est assez difficile pour nous de ne pas faire les 2 en même temps. Ces moments là sont donc idéaux pour affirmer, confirmer ou valider une prise de décision sans se précipiter dans l’action.

Encore une fois, la prise de décision peut être prise en amont ou après ces instances. La gouvernance n’est autre qu’un moyen pour solidifier ces prises de décision, les communiquer et les globaliser.

Une gouvernance vous permet de vous ancrer dans le monde réel

Créer une gouvernance c’est également un moyen pour vous de répartir la décision au bon endroit. Cela peut être avoir des managers opérationnels dans vos instances pour prendre des décisions représentatives et proche du terrain. Comme avoir une gouvernance incarnée par des fonctions latérales pour prendre des décisions côté RH, Achats, Supply Chain, etc. C’est en quelque sorte s’entourer de personnes compétentes pour prendre des décisions éclairées.

C’est pourquoi, nous vous conseillons également de vous intéresser à ce qui se passe autour de vous. Si aller à des événements réseaux, faire des conférences, établir des veilles concurrentielles, etc. n’est pas possible pour vous, nous vous invitons alors fortement à inviter des parties externes (clients, fournisseurs, actionnaires…) dans votre gouvernance. Pour vous permettre de maintenir cette prise de hauteur, et d’avoir une représentation juste de votre marché.

Une gouvernance vous apporte du confort

C’est confortable de partager les prises de décisions, car vous n’êtes plus seul à porter l’avenir de votre PME, et surtout vous diminuez vos risques en cherchant un modèle de gouvernance qui permet d’être proche de vos problématiques et votre stratégie d’entreprise. Et au-delà de cette répartition des responsabilités, avoir une gouvernance claire et définie permet d’impliquer au mieux vos équipes. Et en cascade vous connaitrez également une meilleure cohésion interne. Car en prenant part aux prises de décisions, vos parties prenantes sont automatiquement plus concernées par les actions à mener au sein de votre entreprise.

La gouvernance, vecteur d’un environnement prospère

Dans les autres articles que nous avons parcourus, il est assez fréquent de lire qu’une gouvernance est mise en place pour définir une intégrité institutionnelle et avoir une organisation transparente. Or, l’objectif premier d’une gouvernance est d’être plus performant. Ce serait donc utopiste de croire le contraire.

En revanche, structurer un modèle de gouvernance d’entreprise permet d’ouvrir les prises de décisions à différentes parties prenantes, et donc d’être plus transparent et intègre. Mais ce sont bien des externalités positives à ce genre de modèle. De la même manière, nous pouvons dire que créer une gouvernance, c’est en quelques sorte créer un système de décisions neuronales à la « personne morale » qui représente votre entreprise. Ainsi, la personne morale se nourrit des intérêts individuels qui la compose pour prendre des décisions qui lui est propre.

Modèle de gouvernance d’entreprise : lequel choisir ?

Plus qu’un modèle de gouvernance d’entreprise qui vous sera propre, c’est l’ensemble d’un cycle de décision stratégique que vous devez concevoir. Comme nous l’avons rapidement évoqué, la gouvernance est un système changeant, car votre stratégie fonctionne par cycle.

Les outils de gouvernance : les 4 instances

En termes d’obligations légale, vous n’êtes tenus que de faire une assemblée générale des actionnaires. Mais il en existe beaucoup d’autres, que vous êtes libre de vous approprier ou non. Nous allons vous présenter les 4 instances de gouvernances principales, que nous utilisons directement au sein de notre PME. Après n’oubliez pas, votre gouvernance doit vous permettre d’atteindre vos objectifs. Donc les instances que vous allez choisir vont dépendre du degré de complexité de votre activité et du degré d’ouverture (ou d’implication) que vous souhaitez mettre en place.

Nous vous les présentons en entonnoir, du plus stratégique au plus opérationnel, car chaque comité va découler des décisions de celui qui en dépend.

Instance de gouvernance	Définition et enjeux	Rythme	Membre
Comité stratégique	Ce comité vous sert à définir votre stratégie d’entreprise long terme sur 10 à 20 ans. On parle également de mission ou de vocation de l’entreprise. Cela fonctionne donc par cycle, en fonction de vos enjeux et étapes franchies, comme l’atteinte d’un cap de chiffre d’affaires par exemple. Cela vous pousse naturellement à réfléchir au cycle suivant. Dans un comité stratégique vous allez donc formaliser cette mission et la remettre à jour grâce à des phases d’idéation, à de la veille de marché et du benchmark concurrentiel, des enquêtes clients, etc. L’accès à ce genre d’information nourrira votre créativité et réflexion stratégique.	Tous les 2 /3 ans	Direction, membres externes (actionnaires, prestataires, etc.)
Comité de direction ou CODIR	Ce comité permet de maintenir et assurer votre vision stratégique sur 3 à 5 ans. On parle également de vision ou d’ambition. Vous définissez la feuille de route de votre société et vous faites des prévisions : plan d’actions commercial, prévision de chiffre d’affaires, de flux de devis, de commande passées, etc. Vous prévoyez et anticipez les jalons et étapes à franchir pour faciliter les objectifs envers vos équipes.	Tous les ans	Direction, top managers et managers opérationnel
Comité exécutif ou COMEX	Ce comité vous permet de faire le lien entre la tactique et l’opérationnalisation. Ce sont tous les 6 mois, l’actualisation de vos objectifs. Vous opérationnalisez et traduisez vos objectifs dans un suivi d’activité groupe pour avoir une vision globale de l’évolution sur le marché (positionnement, avantage concurrentiel, mapping concurrentiel, etc.). C’est ici également que vous définissez votre budget annuel et que vous construisez un business plan.	2 fois par an	Direction et top managers
Comité de pilotage ou COPIL	Ce comité est un excellent moyen pour définir les cycles courts adaptés et rythmés par le terrain. Grâce à un système de reporting, vous analysez les indicateurs terrains et pilotez vos actions du mois prochain, en fonction des atteintes de vos objectifs annuels. Vous pouvez faire une réunion par équipe ou territoire, et définissez des plans d’actions précis (augmenter le nombre de relances clients sur le mois, réduire la prospection téléphonique, etc.). Ce sont donc la traduction de vos objectifs à travers des actions très micro, d’où l’intérêt de faire des points mensuels ou hebdomadaires.	1 fois par mois	Direction, Top managers, middle managers, responsables de service…

Vous l’aurez compris, ces 4 instances sont de véritable outils de gouvernance qui sont là pour vous aider à prendre des décisions et qui sert votre stratégie long terme. Mettre en place une gouvernance n’est donc pas gage d’accélérateur immédiat, car construire une stratégie, miser sur une performance durable, cela prend du temps.

Comme nous l’avons rapidement énoncé dans la 1^ère partie de notre article, il n’existe aucune législation qui vous oblige à mettre en place une de ses 4 instances de gouvernance. À vous d’arbitrer, en fonction de votre stratégie d’entreprise, votre taille, votre culture d’entreprise… Ce qui va changer, ce sera le rythme de ces instances et les parties prenantes associées, car nous l’avons vu, elles ne représentent pas le même enjeu.

Cependant, il existe 2 outils de gouvernance élaborés par des organes représentatifs qui vous donne de la visibilité sur la structure de votre gouvernance :

• Le code AFEP-MEDEF (pour les sociétés côtés au CAC-40)
• Le code Middlenext (pour les sociétés moyennes côtés en bourse)

Ce sont des codes à la base destinée aux sociétés ouvertes en bourse, mais rien ne vous empêche en tant que PME de vous inspirer de ces modèles pour avancer la construction de votre gouvernance.

Pour retrouver les supports à télécharger, tout est consultable sur le ministère de l’économie.

Exemple de gouvernance d’entreprise

Un modèle de gouvernance d’entreprise est donc propre aux 2 enjeux évoqués : le degré de complexité de votre activité et le degré d’ouverture de votre entreprise. Découvrez l’exemple d’un office notarial que nous avons accompagné pour remettre à jour leur système de gouvernance. Nous vous l’avons dit, la gouvernance doit s’adapter à l’environnement de votre secteur d’activité, sous peine que cela génère par la suite des dysfonctionnements internes.

Nous avons donc aidé la direction de cette PME à déconstruire un modèle décisionnaire très hiérarchique en ouvrant les prises de décisions à un nouvel associé et faire correspondre le nouveau modèle avec leur mission et vision d’entreprise. Consultez entièrement le cas client ici pour constatez par vous même les bénéfices apportés au sein de cette organisation d’une gouvernance claire et définie.

Nos conseils pour manager votre mode de gouvernance

Il n’est pas forcément évident de mettre sur pied tout un système de gouvernance. C’est pourquoi nous vous conseillons de faire appel à des cabinets experts en stratégie pour prendre de la hauteur. Toutefois, voici 3 conseils qui pourront vous servir dans tous les cas.

1. Planifiez dès votre début d’exercice l’intégralité de vos instances de gouvernance. En intégrant tous vos échanges, avec toutes les parties prenantes, vous aurez plus de probabilité pour que ces éléments aient lieu plutôt que de vous faire aspirer par les urgences opérationnelles.
2. Ne définissez pas spécifiquement un ordre du jour précis pour chaque instance, vous perdrez du temps à faire de la sur préparation. Prévoyez en revanche un schéma générique du déroulé de vos instances. Le reste viendra assez naturellement à vous, en fonction des enjeux du moment. Pour un comité de pilotage par exemple vous pouvez systématiquement faire une revue de vos indicateurs, des moyens affectés, de vos effectifs. Le reste pourra être concentré sur un projet interne pour donner l’orientation à suivre, sur une analyse fine d’une problématique, sur la formation de votre management sur un sujet d’actualité…
3. Garantissez l’action en transmettant les informations et les décisions qui ont été prises. Pas besoin d’un compte rendu détaillé, une to do list peut suffire. Le but n’est de pas garder de trace de ce qui s’est dit, mais bien de faire bouger les lignes des la semaine d’après en entreprenant des actions opérationnelles et tactiques. Cela facilite également le management de vos équipes d’avoir une ligne directrice à suivre.

Conclusion

La qualité de votre modèle de gouvernance d’entreprise va dépendre de votre volonté à vous entourer de certaines personnes pour vous aider à vous faire prendre des décisions, ainsi que votre capacité à redéfinir vos cycles de gouvernance.

Étant au cœur de ces problématiques en accompagnant les PME sur des sujets stratégiques, nous pouvons également vous aider à repenser votre modèle de gouvernance pour être qu’il soit une source de développement et un véritable levier stratégique long terme. Pour penser l’avenir, c’est maintenant que cela se joue. Laissez-nous vous présenter notre méthode de projet sur mesure pour vous aider à franchir un nouveau cap de développement et prenez rdv.