La mise en place d'un ERP, un passage obligatoire pour une PME en croissance ?

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20 janvier 2025
Rédigé par
mise en place erp
Quel ERP choisir ? Quelles solutions intermédiaires ?
Sommaire de l'article

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ERP définition

Un ERP permet de faire de la gestion intégrée. Cela signifie que l’ensemble des fonctions internes (Gestion Financière, Project Management, Achats, Trésorerie, Approvisionnement, Ventes…) sont centralisées au sein de ce logiciel de gestion.

Parmi les ERP les plus connus :

Le prix d’un ERP va dépendre en priorité de son installation. S’il est hébergé en interne, cela augmentera le coût d’installation fixe. Là où un logiciel SaaS sera facturé mensuellement, car hébergé dans le cloud.

  • ERP on-permise : les coûts varient de 1500€ à 3000€ par utilisateur (prix fixe)
  • ERP en SaaS : les coûts varient de 60 à 200€ / mois et par utilisateur

L’ERP est un logiciel tout en un qui représente un investissement conséquent pour une organisation. Quelles bénéfices retire-t-on de la mise en place d’un ERP ?

Bénéfices d’un ERP

La majorité des entreprises qui ont recours à un ERP le font pour optimiser leur modèle organisationnel et améliorer leurs performances.

Le but : chasser les processus inadaptés, centraliser les data, éviter les doublons d’activités, clarifier l’organisation…

Le déploiement d’un ERP a 3 grands bénéfices pour une organisation :

  1. Optimiser les processus internes
  2. Améliorer la prise de décision
  3. Augmenter les performances internes

Un ERP centralise et automatise les tâches. En plus de gagner du temps sur les procédures, cela permet surtout d’éviter des erreurs « humaines ». Ce logiciel facilite l’entrée des informations, scrap de la data depuis un autre service et a une capacité de calcul et de tri beaucoup plus performant qu’un cerveau humain. Avec l’ensemble de ces éléments, un ERP vous donne de la visibilité sur :

  • la cartographie générale des processus
  • les points de tensions / goulots d’étranglement d’un processus
  • les erreurs et anomalies sur un processus

L’avantage de la centralisation d’un ERP est également l’instantanéité du recueil d’informations. Être alerté rapidement permet de réagir plus vite sur un processus et de limiter les conséquences. Et comme pour le reste, le fait d’avoir plus d’éléments et une visibilité globale donnent de meilleures clés pour prendre des bonnes décisions.

Enfin, la mise en place d’un ERP a des répercussions positives pour les collaborateurs. Cet outil de gestion limite les activités superflues, les tâches en doublon et structure des points de coordination et de transferts clairs.

Sur le principe, un ERP semble être un outil indispensable, si on occulte ici l’investissement nécessaire à son installation. Voyons comment on fait pour choisir l’ERP le plus adapté à son entreprise ⬇️.

Étapes clés de la mise en place d’un ERP

La mise en place d’un ERP se découpe en 3 phases principales : le choix de l’ERP, l’installation et la formation des équipes pour utiliser le logiciel.

Choix de l’ERP

Avant de valider un ERP, faire un état des lieux de votre organisation et identifier précisément vos besoins sont indispensables pour ne pas se tromper. En fonction de l’activité métier, du nombre de collaborateurs, des processus existants, tous les ERP ne se valent pas !

Par exemple, si vous identifiez que seuls vos processus commerciaux ne sont pas correctement structurés et exécutés, il sera sûrement plus intéressant d’aller voir auprès des alternatives d’ERP comme un Customer Relationship Management (CRM), élément que nous détaillons plus bas.

Pour sélectionner le bon ERP, voici quelques éléments à balayer :

  • quels sont les enjeux organisationnels et de développement sur 3 à 5 ans ?
  • quelles sont les ressources nécessaires pour atteindre ces objectifs de croissance ?
  • quelle est l’organisation actuelle et les processus associés ?
  • quels sont les axes d’amélioration à mener pour atteindre les objectifs ?
  • quelles sont les ressources (humaines, financières, matérielles…) disponibles ?
  • quels sont les éléments prioritaires (en fonction de l’impact et de la faisabilité) à mener ?

Ce diagnostic évalue les actions à mener et oriente ainsi vos choix vers une solution de gestion plus adaptée à vos enjeux. Que ce soit en termes de prix, d’infrastructure, de collaborateurs intégrés, etc.

Après cette phase de réflexion, on peut acter si :

  • on choisit un ERP ou une autre solution (voir la partie suivante)
  • on choisit un ERP on-permise ou en SaaS
  • on choisit un ERP open source comme Odoo ou Axelor (accès utilisateur facilité pour l’ensemble des collaborateurs) ou plus restreint
  • on choisit les modules spécifiques de l’ERP en fonction de votre activité métier

Installation de l’ERP

Après les démarches de benchmark, de sélection et de négociation. Installer un ERP est similaire au déploiement d’un projet interne. Il faut définir le périmètre du projet, les deadlines de début d’installation et de fin, les jalons et étapes intermédiaires, les livrables, les équipes et collaborateurs concernés, les messages à transmettre…

Cette planification fine permet d’anticiper les échanges avec les solutions tiers, bloquer les ressources nécessaires et piloter sereinement l’avancée du projet.

2 points restent importants dans le déploiement d’un ERP :

  1. la migration des données existantes
  2. la configuration du logiciel

Dans la plupart des cas, une solution d’assistance est proposée pour faire la passation entre votre modèle et le logiciel de gestion.

Formation des équipes à l’ERP

Une fois l’ERP installé, vos équipes doivent savoir comment l’utiliser ! Des ateliers, réunions individuelles ou collectives seront à prévoir pour sensibiliser, informer et/ou former vos collaborateurs.

La communication projet, élément central pour la conduite du changement, peut elle se faire tout du long du projet, et pas seulement à la fin 😉

De la même manière que pour l’installation, les équipes de la mise en place de l’ERP pourront présenter les caractéristiques techniques du produit et aider les collaborateurs qui interagissent avec.

Après à vous, et notamment au management, de superviser les équipes, de contrôler la mise en place des nouvelles pratiques, de remettre des boucles de formations si nécessaire, tout en expliquant bien sûr les enjeux de ces changements et à quoi servent ces contraintes court terme.

Erreurs faites au déploiement d’un ERP

La mise en place d’un ERP peut bousculer l’organisation entière (selon l’ampleur et le périmètre d’intervention du logiciel). Et plusieurs erreurs, ou inattentions, peuvent entraver son déploiement.

Les erreurs principales :

  • une solution mal calibrée ;
  • un déploiement mal dimensionné ;
  • une absence de plan de transformation.

Nous avons déjà abordé les 2 premières notions dans les étapes clés de la mise en place d’un ERP. Une précision qu’on peut apporter toutefois, c’est notamment « la complexité » de la solution. L’une des erreurs que l’on peut faire c’est rajouter une nouvelle couche administrative (sans prendre en compte l’environnement initial), et donc se retrouver face à une incompréhension et un rejet de la part des équipes.

Enfin, l’erreur que nous voyons le plus souvent sur nos missions de conseil, c’est l’absence de continuité après l’implémentation de la solution. Le plan de transformation est là pour accompagner les changements organisationnels. Cela vous permet ainsi de :

  • contrôler la mise en place de la nouvelle solution ;
  • intégrer les changements de manière ordonnée et segmentée (transfert service par service par exemple) ;
  • impliquer les équipes dans les changements internes de l’entreprise (contribution et reconnaissance directe) ;
  • dimensionner et clarifier les actions à mener (apport de visibilité et répartition des charges de travail).

Alternatives d’un ERP

Après avoir lu cet article, vous vous demandez sûrement si la mise en place d’un ERP est la meilleure solution. Alors que pour la plupart des grandes entreprises, la question ne se pose pas, l’investissement et la complexité organisationnelle sont 2 facteurs qui freinent souvent la réflexion d’entreprises de plus petite taille (PME, TPE, Startup).

Même s’il existe des ERP dédiés à la taille de votre entreprise, il existe d’autres solutions, sûrement plus adaptés à vos besoins 😎.

Nous avons déjà évoqué le sujet des CRM comme moyen de substitution d’un ERP, sur des sujets plus spécifiques comme l’optimisation des processus commerciaux. Un CRM est souvent plus accessible, plus simple à installer et à prendre en main. En revanche, un CRM ne prendra pas en charge l’ensemble de vos processus, et aura moins d’impacts organisationnels de manière systémique et transversale.

L’alternative la plus complète et personnalisée à la mise en place d’un ERP est la modélisation de votre organisation cible et la cartographie de vos processus. Un projet que vous pouvez mener en interne avec une équipe dédiée ou via le biais d’un partenaire.

Passez de la théorie à l’action

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L’intérêt d’une structuration interne plutôt que l’intégration d’un tiers vers un logiciel de gestion est d’être entièrement fait sur-mesure ! Adapter ses pratiques et ses processus en fonction de ses besoins, plutôt que s’adapter à un logiciel est non négligeable, même si cela demande de solliciter des ressources internes.

Accompagner d’un diagnostic de vos pratiques, la modélisation (ou l’amélioration) des processus est toujours ciblée en fonction des enjeux formalisés et des ressources disponibles. Ce qui permet d’étaler les actions à mener, en fonction des priorités internes.

La mise en place d’un ERP n’est donc pas la seule solution qui s’offre à vous, si vous avez besoin de structuration et de formalisation ! Parcourez et inspirez vous de notre bibliothèque projets qui est disponible sur notre site 😎. Ou alors, encore plus simple, prenons le temps d’échanger sur votre besoin !

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