Faire un diagnostic des Ressources Humaines : mission impossible pour les PME ?

La place centrale des Ressources Humaines dans votre PME

Nous l’avons rapidement mentionné, les RH c’est l’opérationnalisation de votre stratégie. Concrètement, c’est la mobilisation de votre capital humain qui va vous permettre de décliner votre stratégie en de résultats tangibles.

Pour cela, votre fonction RH va se calquer sur les différents niveaux de votre stratégie et le traduire en des besoins opérationnels :

• Votre mission va définir les compétences et aptitudes dont votre entreprise va avoir besoin. Vous avez une offre de service d’expertise comptable, vous devez recruter ou former des compétences comptables pour répondre à la proposition de valeur de votre offre
• Votre ambition va définition le niveau de ressources nécessaires pour atteindre vos objectifs. Vous souhaitez faire 15% de croissance, vous devez recrutez 3 nouveaux collaborateurs pour absorber le flux de production en attente
• Vos valeurs vont définir les pratiques managériales et la culture d’entreprise adéquate pour gérer vos équipes de manière cohérente. Vous promouvez l’effort individuel, vous allez récompenser la performance par un système de gratification financière (ou non) de votre commercial

Si vous souhaitez savoir comment on définit ces 3 notions de la stratégique d’entreprise (mission, ambition, valeurs), nous vous invitions à lire notre article dédié à ce sujet : Définir sa stratégie d’entreprise.

Pour opérationnaliser correctement votre stratégie, vous devez créer de la cohérence entre chaque niveau. Vous ne pouvez pas avoir des valeurs très collectives et récompenser uniquement les performances individuelles par exemple. Peu importe votre style managérial ou votre culture d’entreprise tant que cela reste cohérent. C’est pourquoi, cette traduction doit être très claire pour vos équipes, au risque sinon de créer des incompréhensions, voire de l’injustice. Ce qui, on le verra, peut être la conséquence directe de dysfonctionnements RH.

La 1^ère contribution de la fonction RH est celle qui répond très bien à une logique d’offre et de demande : l’acquisition du capital Humain, en clair, le recrutement. En fonction du 4P que vous proposez, vous allez vite voir si vous touchez un marché de candidats. C’est la construction de votre « offre » qui va permettre de concilier les objectifs de l’entreprise et les intérêts individuels de vos collaborateurs. En ayant conscience de cela, vous allez pouvoir déployer vos actions RH dans toute votre organisation et répondre aux objectifs qui sont fixés.

Et qui dit opérationnaliser, dit forcément manager vos équipes ! C’est la 2^nde contribution : définir la gestion du capital Humain. Au delà de l’administration du personnel (bulletin de paie, contrat de travail, déclaration, etc.), la fonction RH, que vous le voulez ou non émerge dans votre organisation à partir du moment où vous n’êtes plus seul. Avec toutefois un risque, transférer le management de vos équipes métiers aux services RH. On observe souvent cette dérive chez les grands comptes : les RH font les entretiens professionnels, recrutent une expertise métier qu’ils ne connaissent pas, gèrent les conflits ou exercent le rôle de recadrage.

Cette déresponsabilisation du middle management est un réel danger car le manager se retrouve à ne plus manager du tout.

Le rôle de votre fonction RH doit donc être très clair et pourrait se résumer en 3 points principaux :

1. L’opérationnalisation et déploiement de la stratégie d’entreprise
2. La modernisation de la fonction RH (amélioration continue, digitalisation, simplification des usages, etc.)
3. L’accompagnement des managers sans les supplanter (formations, évaluation, montée en compétences, etc.)

Vous l’aurez compris, votre fonction RH est au cœur de votre organisation et est reliée à l’ensemble de vos activités et services. Étant une fonction dite « support » on peut avoir la sensation de ne pas savoir quand et pourquoi mener un diagnostic Ressources Humaines.

Quand faire un diagnostic Ressources Humaines ?

Le rôle de la fonction RH est de préparer un environnement propice pour vous permettre d’atteindre les objectifs définis par votre stratégie. Dans le cas où vous ne parvenez pas à satisfaire vos objectifs, face à des situations d’urgence ou des enjeux d’amélioration, nous vous conseillons de mener un diagnostic RH. Et nous vous donnons des exemples concrets pour reconnaitre ces situations :

Diagnostic RH – Exemple de situations d’urgence

Un diagnostic Ressources Humaines peut être motivé en situation d’urgence pour résoudre des problématiques telles que :

• Un problème de sourcing candidat ou un délai de recrutement important : vous devez comprendre pourquoi votre attractivité ou votre marque employeur n’est pas performante car c’est un frien à votre développement (mauvaise retranscription de vos valeurs, mauvais ciblage de vos canaux de sourcing, problème de positionnement de rémunération…).
• Un problème d’intégration ou de turnover : vous devez cibler les raisons (les causes et pas le corrélations) d’une rotation rapide de vos équipes (accompagnement managérial, définition des objectifs métiers, diffusion de la culture d’entreprise) pour garder un ROI sur votre recrutement.
• Un problème de gestion des compétences, de formations ou de carrière : vous devez comprendre pourquoi vous ne parvenez pas à développer de nouvelles compétences/aptitudes, à assurer une montée en responsabilité de l’un de vos collaborateurs, ou à créer de la valeur ajoutée dans vos services pour capitaliser sur votre capital humain.
• Une émergence de tensions internes : vous devez identifier les écarts de référentiels pour éviter des dégâts sociaux importants et redéfinir le cadre collectif qui dessert les ambitions du groupe.
• Un problème d’innovation ou de transformation interne : vous devez comprendre pourquoi le système organisationnel ne crée pas les conditions nécessaires à des élans ou prises d’initiatives pour transformer son environnement.

Diagnostic RH – Exemple de situations d’amélioration

Et un diagnostic Ressources Humaines peut également être motivé pour anticiper ou améliorer vos pratiques en fonction de vos enjeux telles que :

• Une cible récurrente : vous travaillez tout les ans votre GPE et autres pratiques RH (formations, recrutements, carrière, etc.) pour rendre l’opérationnalisation de vos objectifs possible. Cela vous permet de vous calquer en parallèle des réflexions stratégiques qui ont également lieux tous les ans.
• La préparation à un changement organisationnel : vous réorganisez vos services, digitalisez une fonction, préparez une fusion acquisition ou vous créez une nouvelle offre… Vous dever crér un nouveau métier pour répondre à vos besoins, repensez les rôles et responsabilités de chacun, redéfinir les interactions interservices, etc.

N’oublions pas que les RH sont constamment en interaction avec toutes vos équipes.

Par définition si l’un de vos services est affecté par un changement organisationnel, votre fonction RH sera forcément impliquée.

Donc si on pousse le raisonnement un cran plus haut, n’importe quel projet de transformation ou d’amélioration impliquera un diagnostic de votre fonction RH (à différents degrés) pour anticiper et vérifier que vos ressources et méthodes soient suffisantes pour opérationnaliser vos changements.

Les 3 étapes clés d’un diagnostic Ressources Humaines

Un diagnostic complet de votre fonction RH peut en effet sembler être un gros projet. Et pour éviter de faire un diagnostic de plus de 20 jours Hommes, nous vous conseillons de vous concentrer sur les sujets principaux qui vous concernent.

Pour vous faciliter la tâche, nous allons nous vous présenter un diagnostic RH complet, étapes par étapes, tel que nous l’aurions mené chez l’un de nos clients. À vous de prendre les éléments qui vous intéressent.

Étape 1 – Formalisation de vos référentiels

La première étape d’un diagnostic RH c’est de formaliser tous vos référentiels. Car c’est à partir de ces éléments que vous allez pouvoir évaluer les performances de votre fonction.

Dans votre fonction RH, votre formalisation va avoir 4 niveaux :

1. Formaliser vos référentiels clés pour opérationnaliser la stratégie présente ou future : des référentiels mal formalisés peut être le résultat d’une stratégie mal définie (ou comprise) ou mal opérationnalisée. D’où l’importance de prendre du temps de construire les 3 niveaux de votre stratégie (mission/ambition/valeurs) pour vous permettre de répondre à vos besoins à la fois présents et futurs.
2. Définir vos moyens et vos ressources : en fonction de votre chiffre d’affaires et de vos scénarios de croissance, vous devez être capable de planifier facilement les ressources humaines qu’il vous faut à partir de votre volume d’activité réel ou projeté.
3. Décliner votre politique de management : vous devez traduire vos valeurs et les éléments clés de votre culture d’entreprise pour formaliser clairement et de manière cohérente votre style managérial et transmettre les bonnes informations à votre top et middle management.
4. Mettre en conformité vos notions administratives et réglementaires : vous devez vous approprier et éclaircir toutes les éléments légaux pour ne pas créer de flou.

Cette formalisation va vous permettre en suite de construire vos livrables et outils RH suivants :

• Traduire les compétences clés de vos postes (savoirs faire, savoir être, aptitudes) : Fiche de Poste, Valeurs d’Entreprise
• Définir vos compétences et les capacités d’apprentissage nécessaires : Plan de recrutement, Plan de formations, Programme d’évaluation, etc.
• Définir les responsabilités managériales : Plan d’évaluation, Organigramme hiérarchique et fonctionnel, matrice RACI, etc.

Et concrètement comment cela se déroule : des réunions stratégiques et ateliers de travail avec la direction et responsables d’activités pour projeter l’organisation avec les enjeux de croissance, des benchmarks et veille concurrentielle pour se positionner sur vos profils stratégiques, des brainstormings et entretiens collectifs avec les équipes pour définir par exemple votre marque employeur, etc.

Pour plus de détails, consultez le projet d’un de nos cas client d’un réseau de franchise qui redéfinit sa politique RH. Et découvrez comment cette société a pu décliner rapidement et rendre opérationnel le recrutement d’un middle manager dans leur équipe.

Étape 2 – Évaluation de vos référentiels dans vos processus RH

Votre fonction RH peut se découper grossièrement en 3 activités distinctes : l’acquisition candidats, qui retrace tout le parcours d’un recrutement (sourcing, évaluation et intégration), la régulation qui concerne tout le développement de votre capital humain (évaluation de performance, suivi d’activité, carrière, etc.), et l’animation managériale qui elle fait l’objet de la cohérence managériale avec la culture d’entreprise (communication, team building, rétribution, etc.).

Et c’est à l’intérieur de chacun de ses processus que vous allez évaluer leurs performances :

• Sourcing : vous devez vérifier l’attractivité de votre marque employeur, la perception de votre image de marque auprès des candidats, le niveau de clarté et de cohérence de votre 4P entre votre « offre » et la « demande » candidats…
• Recrutement : vous devez surveiller l’avancée de vos recrutements, veiller à ce que les étapes et les échanges avec les candidats soient respectés, que les informations soient bien transmises aux différentes parties prenantes…
• Intégration : vous devez contrôler le bon déroulement de l’arrivée de votre collaborateur, des différents points suivis, de la cohérence du passage depuis l’expérience candidat à celui de collaborateur, de la compréhension de la culture d’entreprise et des valeurs…
• Développement du capital humain : vous devez détecter les besoins de formations internes, les écarts entre les attentes et les pratiques (répartition des rôles et responsabilités, organigramme)…
• Évaluation : vous devez vérifier le niveau de compétences de vos équipes, évaluer leurs performances en suivant leurs activités métiers et les KPIs de leur poste, suivre le niveau de clarté des restitutions d’évaluation…
• Culture d’entreprise : vous devez vous assurer de l’homogénéisation des pratiques managériales dans l’ensemble de vos services (niveau de rémunération, promotion, présence managériale, entretien professionnel, valeurs, etc.)…
• Communication interne : vous devez veiller à ce que toutes les parties prenantes de votre entreprise ait les bonnes informations au bon moment (annoncer un départ/arrivée, une promotion, un recadrage, etc.) et que cela soit cohérent avec vos valeurs d’entreprise et votre style de management…
• Rétribution : vous devez contrôler le niveau de rémunération de chaque collaborateur, surveiller la communication associée et s’il y a des tensions sociales autour de ce sujet…

Cette évaluation va vous permettre de :

• Faire une synthèse des forces et faiblesses de votre fonction RH
• Faire une matrice pour prioriser les dysfonctionnements et sélectionner ceux sur lesquels vous devez agir
• Faire un plan de communication interne pour informer les résultats de ce diagnostic RH

Et concrètement comment cela se déroule : vous faites des observations terrains pour constater les divergences entre les attentes et les pratiques, vous menez des entretiens individuels pour cibler des incohérences ou des individualisations des pratiques, vous étudiez les processus et documents existants pour identifier si c’est un problème de formalisation ou de déploiement…

Pour plus de détails, consultez le projet d’un de nos cas clients d’une PME agroalimentaire qui redéfinit entièrement son processus de sourcing candidats. Découvrez comment cette PME a pu repenser ses méthodes de sourcing pour attirer des métiers techniques et rares, tout en améliorant l’attractivité de sa marque employeur.

Étape 3 – Préconisations et solutions

Après avoir sélectionné et validez vos dysfonctionnements, vous devez décider si vous agissez dessus ou non, et comment vous allez procéder. Et pour cela vous devez opérationnaliser vos projets :

• Sélectionnez vos projets d’amélioration ou de transformation : définissez l’ordre de priorité de vos projets en mesurant l’impact et l’urgence sur votre dysfonctionnement/besoin. Par exemple déléguer un projet moins urgent et qui aura qu’un impact mesuré sur votre problématique initiale.
• Dimensionnez vos projets : de la même manière que vous devez connaitre les ressources nécessaires pour atteindre vos objectifs de croissance, vous devez définir le nombre de jours Homme nécessaire par projet, les compétences associées, etc.
• Communiquez et transférer à vos équipes : managez le changement en préparant une communication interne qui doit être incarnée par le top ou le middle management pour rappeler les objectifs de ses projets et mobiliser les compétences nécessaires.
• Suivez l’avancée des projets : pilotez les résultats des projets menés et ajustez vos actions en fonction.

Et concrètement comment cela se déroule : vous créez des outils et grilles d’évaluation, des questionnaires d’entretiens, vous formalisez vos processus administratifs et réglementaires (documents d’entrées, de sorties, bulletin de paie…), vous construisez un programme de formations, vous suivez l’opérationnalisation des projets sur le terrain, etc.

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Faut-il faire appel à un cabinet pour faire un Diagnostic Ressources Humaines ?

Faire un diagnostic de Ressources Humaines pour une PME peut donc être indispensable pour remonter la cause racine d’un dysfonctionnement visible dans votre entreprise, et surtout pour préconiser des solutions durables. N’oublions pas que votre fonction RH est centrale à tous vos services et qu’un dysfonctionnement peut se répercuter sur l’ensemble de votre société.

Enfin, un diagnostic RH ce n’est pas quelque chose de compliqué à faire mais c’est complexe. Complexe dans le sens où travailler avec des Humains, faire de la conduite du changement implique forcément de travailler les émotions de vos collaborateurs, leurs souvenirs et leurs ressentis. Et cela dans tout vos services, peu importe les changements que vous voulez mener. Comme tout changement il y a un risque d’ouvrir des contestations ou de faire émerger des comportements réfractaires. Et cela d’autant plus, s’il y a déjà eu des historiques à ce sujet.

Donc même si vous possédez la compétence il peut être intéressant de solliciter un cabinet, non pas pour son expertise métier RH, mais pour libérer la parole et neutraliser les émotions qui sont générées. Car oui le plus gros risques n’est pas que des éléments ou des contestations sortent, c’est qu’elles soient mal accueillies, voire jamais traitées, ce qui peut s’accumuler avec le temps et créer des dysfonctionnements profonds.

L’autre raison élément qui peut vous pousser à faire appel à une société externe, c’est le temps et le pilotage de projet d’amélioration suite au diagnostic RH. Assez souvent, on mène un beau diagnostic RH 360 et après… il ne se passe rien parce que les urgences et le business passent devant. Alors que n’oublions pas, cet état des lieux concerne directement vos collaborateurs et que donc vous créez des attentes. Et si vous n’êtes pas clair sur ce que vous allez faire après votre diagnostic RH, vous générez un impact négatif sur vos équipes. Attention, la question n’est pas forcément de faire quelque chose mais de prendre position et ce de manière expliquée et claire. Par exemple, vous avez mené une enquête auprès de vos collaborateurs sur la mise en place du télétravail. Quelque soit la décision (accorder ou non le télétravail) le pire c’est la non communication par peur des conséquences. Ce temps nécessaire à la finalisation d’un sujet ouvert fait souvent défaut aux directions qui sont passées à autres choses.

Donc pour résumer, faire un diagnostic RH avec un cabinet c’est :

• S’offrir du confort en temps et faciliter sa gestion de projet (plus que d’acheter de l’expertise que vous pouvez avoir ou développer en interne)
• Simplifier les enjeux de conduite du changement (en amont comme en aval)
• Déployer des projets de transformation et d’amélioration rapidement

C’est d’ailleurs, grâce à notre approche sur-mesure, ce que nous vous proposons. Découvrez notre expertise consulting RH, et prenez rendez-vous avec l’un de nos conseillers pour définir vos enjeux autour de votre diagnostic RH.