Le Diagramme de Gantt, l'indispensable de la Gestion de Projet ?

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24 décembre 2024
Rédigé par
diagramme de gantt
A quoi sert un Diagramme de Gantt en Gestion de Projet ?
Sommaire de l'article

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Définition du Diagramme de Gantt

L’arrivée du taylorisme dans les années 1900 a bouleversé grandement l’organisation du travail des pays occidentaux (division horizontale du travail et hyper spécialisation des tâches). Pour arriver à cette organisation, dite « scientifique » du travail, l’ingénieur américain F. W. Taylor et Henry L. Gantt se sont inspirés du modèle de « Gantt » qu’avait ébauché l’ingénieur polonais K. Adamiecki quelques années plus tôt.

exemple diagramme gantt wikipedia
Exemple de Diagramme de Gantt industriel (Source : Wikipédia)

Ce contexte historique nous plonge dans une gestion de projet industrielle, souvent organisée en trois-huit, avec un fort besoin de surveiller les cadences et le temps alloué à chaque tâche. Initialement, le Diagramme de Gantt a été conçu pour contrôler le rythme et rationnaliser les tâches associées à un projet.

Initialement, le Diagramme de Gantt a été conçu pour contrôler le rythme et rationnaliser les tâches d’un projet

Depuis, ce modèle de planification des tâches et de suivi de projet s’est normalisé et étendu, d’abord dans le milieu industriel et du bâtiment, jusqu’à nos gestions de projet modernes !

Diagramme de Gantt et la Gestion de Projet

Le diagramme de Gantt est un excellent outil pour faire de la planification (gestion de projet prédictive) et de l’allocation des ressources.

Dans le milieu du BTP et de l’industrie, si on reprend cet exemple, un Diagramme de Gantt est essentiel en gestion de projet. Généralement ce sont des projets sur plusieurs années, multi relationnels (fournisseurs, fabricants, acheteurs, transporteurs, etc.), et avec des enchainements de tâches spécifiques pour finaliser le projet (ex : vous devez avoir eu votre permis de construire avant de poser les fondations).

Réaliser un diagramme de Gantt représente donc 3 enjeux majeurs :

  1. Cadrer le temps alloué à un projet
    • déterminer le début et la fin du projet ;
    • définir le temps associé à chaque tâche (anticipation des actions et gestion des délais) ;
    • attribuer le temps nécessaire à chaque personne mobilisée ;
  2. Surveiller l’avancement du projet
    • définir les jalons et étapes intermédiaires du projet ;
    • prioriser l’enchainement des tâches et définir les chemins critiques ;
    • vérifier la livraison des livrables définis à chaque étape ;
  3. Identifier les gains possibles
    • répartir les rôles et responsabilités (matrice RACI) de manière tranchée ;
    • éviter les inerties et les temps morts sur un projet (anticipation des prochaines actions, communication projet claire).

Au-delà, du monde industriel, la gestion de projet prédictive est présente dans la plupart de nos métiers. Du moment que vous travaillez en « mode projet », que ce soit pour des projets internes d’amélioration au sein de votre entreprise, ou des projets à destination de vos clients, le Diagramme de Gantt est un outil que vous devez régulièrement utiliser comme un schéma mental pour planifier (voire piloter) vos projets. C’est un support interactif extrêmement pratique une fois que vous l’avez bien paramétré 🤩.

Réaliser un Diagramme de Gantt

Réaliser un Diagramme de Gantt – La théorie

L’initialisation projet (avant de réaliser un Diagramme de Gantt)

Avant de planifier son projet, pour faire de la bonne gestion de projet prédictive, il est nécessaire de bien cadrer et comprendre le contexte du projet.

Vous devez vous renseigner / statuer 3 éléments :

  • le scope du projet : quels sont les périmètres du projet ? quels sont les résultats attendus ?
  • les moyens du projet : quels sont les ressources financières, matérielles et humaines disponibles ?
  • le délai du projet : quand le projet doit être fini ? quelles sont les marges de manœuvre ?

Et également prendre en compte votre environnement qui va interagir avec le projet que vous voulez lancer :

  • quelles sont les parties prenantes externes et internes impliquées dans le projet ? quels usages elles auront sur le projet ? qui sera impacté par le projet ? qui doit avoir de la visibilité sur le projet ? etc.
  • quels sont les risques internes ou externes présents ? quels sont les risques les plus probables ? les plus impactants ? etc.

Le dimensionnement projet (construction du Diagramme de Gantt)

Après avoir balayé l’ensemble du projet, vous devez être au clair sur :

  • l’objectif de votre projet – mettre en place un ERP par exemple
  • les moyens de votre projet – 22 jours de production
  • les délais de mise en application – 6 mois entre le lancement, les tests et le déploiement

Votre initialisation projet vous a permis de définir vos différents livrables (les résultats ou jalons que vous attendez de votre projet) : rapport de diagnostic de la situation, cartographie des processus, guide de formations, etc.

C’est là que la construction visuelle de votre Diagramme de Gantt commence ! En partant de chacun de vos livrables, vous définissez les différentes actions que vous allez devoir mener, pour ensuite les regrouper dans des phases (d’avancement). En fonction de vos enjeux et de vos contraintes, vous devez réorganiser votre projet de manière à ce que tout puisse s’enchainer. Par exemple, vous ne pouvez pas former les équipes sur le nouvel ERP, tant que vous n’avez fait les 1ers tests en amont.

Une fois que vous avez votre Diagramme de Gantt « global », vous entrez à l’intérieur de vos phases et vous dimensionnez précisément toutes vos tâches (le nombre d’entretiens que vous voulez faire et le temps que cela va vous prendre), et sans contraintes a priori. Cela vous donnera une carte visuelle globale de votre projet idéal.

Ensuite, vous devez trancher en fonction des moyens que vous avez défini en amont du projet (ou vous augmentez vos moyens pour élargir le scope projet). L’erreur qu’on fait souvent quand on construit son Diagramme de Gantt, est de vouloir tout faire rentrer à tout prix. Non, acceptez de réduire un aspect de votre analyse, de faire des formations collectives plutôt qu’individuelle, de réduire votre nombre d’entretiens, etc.

Et là vous avez votre Diagramme de Gantt prêt a être piloté 😎.

Diagramme de Gantt Excel

Avec les différentes étapes que nous vous avons montré, le logiciel en gestion de projet n’est pas essentiel, et encore moins pour construire visuellement votre Diagramme de Gantt.

Excel est donc un excellent support pour réaliser votre Diagramme de Gantt !

Grâce à son système de calcul vous pouvez faire vos prévisions et obtenir les écarts de production à la fin du projet. En plus d’apporter cet élément visuel, ce type de Diagramme de Gantt est un excellent outil de pilotage de projet.

modele diagramme gantt excel
Modèle Diagramme de Gantt Excel – System:Project®

Cela vous demandera un peu plus de connaissances si vous souhaitez peaufiner votre design informationnel, mais avec un fichier simple vous êtes capables rapidement de rentrer votre data et avoir un suivi semi-automatisé, sans débourser 800€ / mois dans un logiciel de gestion de projet. 🔥

Modèles de Gantt – Solutions Payantes

Il existe énormément de solutions payantes pour faire de la gestion de projet, et notamment construire un Diagramme de Gantt pour vos projets.

Voici une liste, non exhaustive, de certains logiciels qui vous proposent des modélisations du Diagramme de Gantt ainsi que des modèles de Gantt à télécharger.

les liens vers les solutions payantes – avec plusieurs « Modèle de diagramme de gantt à télécharger » – lien hubspot

Les Limites du Diagramme de Gantt dans la Gestion de Projet Agile

La gestion de projet prédictive est intéressante à mixer à la gestion de projet agile, notamment si vous devez faire face à des imprévus, ajouter des dimensions à des projets, ou modifier vos objectifs. Car construire un Diagramme de Gantt sans pouvoir le modifier ou l’ajuster revient à faire une image à un instant t de votre projet, et pas réellement faire de la « gestion de projet » comme on l’entend, c’est à dire piloter votre projet.

La gestion de projet agile, qui s’est beaucoup développée à partir du secteur informatique, s’est également beaucoup répandue. Cela vous permet de faire des boucles d’itérations beaucoup plus courtes et instantanées que de relancer un projet à part entière.

C’est d’ailleurs ce que proposent la plupart des logiciels que nous vous avons conseillé, comme notre modèle Excel : faire de la gestion de projet avec un Diagramme de Gantt.

Pour être efficace, vous devez faire de la gestion de projet avec le Diagramme de Gantt

Avoir un Diagramme de Gantt efficace, c’est un outil, certes collaboratif et visuel, et surtout modifiable. Comment réaffecter du temps disponible sur une tâche ? Comment mettre en place une nouvelle tâche à faire ? Comment expliquer la deadline qui s’est rallongée ? etc. Le modèle que nous vous avons présenté permet de rentrer le temps associé (le temps prévu, le temps planifié et le temps réalisé), comme d’ajouter de nouvelles tâches à faire. Avoir des éléments de contexte, d’évolutions, comme des points de suivi d’avancement de projet sont pour nous des process indispensables pour faire de la gestion de projet.

Le Diagramme de Gantt est donc un excellent outil à utiliser sans modération pour l’ensemble de vos projets, uniquement si vous avez déjà en place des processus clairs et si vous êtes en mesure de basculer rapidement entre de la gestion de projet prédictive et agile.

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