Matrice RACI : comment définir rôles et responsabilités pour des projets réussis ?

Définition et utilité de la matrice RACI

Qu’est-ce que la matrice RACI ?

La matrice RACI (en anglais Responsible – Accountable – Consulted – Informated) est une matrice utilisée en gestion de projet. L’acronyme RACI se traduit en français par Réalisateur – Approbateur – Consultant – Informé.

La matrice RACI est utilisée afin de déterminer et visualiser les rôles de chacun dans un projet. Elle est représentée par un tableau précisant qui fait quoi au sein du projet.

Cette méthode permet d’éviter les doublons en termes de poste et de rôles et donc de limiter la perte de temps inutile en connaissant précisément les responsabilités de chacun.

La matrice RACI est universelle. Vous pouvez l’utiliser pour des projets de toutes tailles, dans tous les secteurs d’activités.

Il existe également une variante de la matrice RACI : la matrice RASCI. Le S correspond alors au Support, autrement dit, la personne qui intervient en soutien à la réalisation d’une tâche.

Pourquoi utiliser la méthode RACI ?

La matrice RACI permet, en amont d’un projet, de cartographier le rôle et la ou les missions de chaque intervenant. Elle évite les doublons et trous de responsabilité qui freinent l’avancée du projet. Il s’agit donc d’un outil de coordination et de communication particulièrement efficace.

Vous pouvez utiliser la matrice RACI pour n’importe quelle taille de projet et secteur d’activité. La matrice RACI trouvera néanmoins toute son utilité dans des projets complexes regroupant une pluralité d’acteurs au sein de l’entreprise.

Attention néanmoins, l’utilisation de la matrice RACI ne garantit en rien le succès d’un projet, sa rentabilité financière ou encore le respect des délais.

Explication des 4 principales responsabilités

L’acronyme RACI est construit sur les 4 principales responsabilités que le modèle propose pour une bonne gestion de projet : en anglais Responsible – Accountable – Consulted – Informated librement traduits par Réalisateur – Approbateur – Consultant – Informé.

R pour Réalisateur (celui qui réalise à bien une tâche)

• Qui : personne qui réalise la tâche et est responsable de son achèvement.
• Mission : réaliser à bien la tâche qui lui a été attribuée.
• Particularité : une tâche peut être répartie sur plusieurs responsables.

A pour Approbateur (celui qui approuve une tâche)

• Qui : personne qui approuve l’achèvement d’une tâche.
• Mission : veiller à la bonne réalisation d’une tâche et à sa validation finale.
• Particularité : une autorité unique par tâche.

C pour Consultant (celui qui apporte un conseil expert)

• Qui : personne qui conseille, intervient avant une décision.
• Mission : contribuer à l’efficience d’une tâche via ses conseils et opinions.
• Particularité : plusieurs personnes peuvent être consultées (souvent des profils experts).

I pour Informé (celui qui doit être informé)

• Qui : personne qui doit être informé après une décision ou une action.
• Mission : être tenu à jour de la bonne avancée du projet.
• Particularité : la personne informée n’intervient pas activement dans la réalisation de la tâche.

À noter que les intervenants spécifiés ne sont pas forcément des personnes physiques. La matrice RACI peut répertorier des entités telles que des services, fonctions ou métiers. La matrice perdra alors en efficacité puisque les rôles et missions ne seront plus attribués avec précision (à l’échelle individuelle). Vous pouvez également y intégrer des prestataires externes.

Comment construire une matrice RACI ?

La matrice RACI en 3 étapes

La démarche pour construire une matrice RACI est la suivante :

1 – Identifier les parties prenantes du projet

Les parties prenantes sont les personnes ou les entités qui ont un intérêt quelconque dans la réalisation et/ou la concrétisation de votre projet. Il s’agit donc des personnes qui contribuent directement au projet ou celles qui sont simplement impactées par celui-ci.

Il convient évidemment de communiquer en permanence avec les parties prenantes pour faciliter la collaboration au sein même du projet. Après tout, l’issue du projet ne concerne pas que le porteur de projet mais bien toutes ses parties prenantes.

Les parties prenantes clés types d’un projet sont notamment les suivantes :

• Le chef de projet : personne qui dirige le projet.
• Les membres de l’équipe projet : personnes qui contribuent concrètement à la réalisation du projet.
• Les consultants : groupe consultatif qui donne des conseils pour les décisions clés.
• Le sponsor : personne d’influence qui soutient le projet.
• Le comité directeur : cadres supérieurs en charge de la stratégie de l’entreprise qui doivent être informés de l’avancement et des résultats du projet.
• Le client final du projet : notamment si votre projet vise à fournir un produit ou service à de futurs clients / utilisateurs.

2 – Définir les activités, tâches et livrables utiles au bon déroulement du projet

Commencez par définir les activités nécessaires à la réalisation de votre projet. Les activités sont les grandes thématiques qui composent votre projet. Découpez ensuite vos activités en tâches.

Pour différencier activités et tâches, sachez que les tâches ont des objectifs directement atteignables. Par exemple, dans le cadre d’un projet de restructuration d’entreprise :

• Diagnostiquer votre organisation actuelle est une activité : obtenir un diagnostic de votre organisation est bien un objectif en soit, mais il ne peut pas être atteint directement sans la réalisation de plusieurs tâches indépendantes.
• Réaliser un organigramme de l’organisation est une tâche. Elle est en effet indépendante de toute autre action et vous pouvez rapidement juger de sa bonne réalisation.

Vous y êtes ? Il vous faut maintenant définir des livrables pour chacune de vos tâches. L’évaluation du livrable par son Approbateur permet de valider la réalisation de la tâche associée. Dans notre exemple, on peut imaginer comme livrable un organigramme avec un certain niveau d’information (liens hiérarchiques, fonctionnels, etc.) et au format PowerPoint.

3 – Définir les rôles et responsabilités des acteurs pour chaque activité

Tout d’abord, accordez-vous sur la définition des rôles avec tous les acteurs du projet. Cela vous évitera bien des problèmes par la suite.

Pour déterminer les différents rôles de vos collaborateurs, posez-vous les questions suivantes :

• Réalisateur = Qui est en charge de la réalisation de la tâche ?
• Approbateur = Qui valide la réalisation de la tâche ?
• Consultant = Qui est capable d’aider et de conseiller par son expertise la ou les personnes en charge de la réalisation et validation de la tâche ?
• Informé = Qui doit être informé de l’avancée de la tâche et plus globalement du projet ?

Sachez qu’il est tout à fait possible qu’une seule et même personne ait plusieurs rôles pour une même activité. On vous indique d’autres informations bien utiles, comme celle-ci, mais pas si évidente pour autant ci-dessous ↯

Les règles à suivre pour utiliser la matrice RACI

Il y a quelques règles à suivre lors de l’élaboration de la matrice RACI :

1. Chaque activité doit comporter au moins un Réalisateur. Attention, trop de personnes affectées à la même tâche est une excellente façon de perdre du temps. Vous risquez également de voir des tâches réalisées en double. Un Réalisateur minimum par tâche donc mais pensez également à un maximum raisonnable.
2. Un acteur peut simultanément être Réalisateur et Approbateur si une tâche est simple et rapide.
3. Une activité ne peut avoir qu’un seul Approbateur pour une direction unique.
4. L’Approbateur sous-traite au(x) Réalisateur(s), mais il reste le responsable de l’action : si les Réalisateurs n’atteignent pas leurs objectifs, c’est l’Approbateur qui assume. Et oui !
5. Les Consultants n’ont pas d’autorité pour la ou les tâches auxquelles ils sont rattachés, c’est toujours l’Approbateur qui est décisionnaire.
6. Les Informés doivent être informés car ils sont impactés par la réalisation d’une activité ou tâche, tout simplement.

Exemple de matrice RACI

Pour réaliser une matrice RACI, vous devez construire un tableau à double entrée indiquant :

• en ligne : les activités, tâches, livrables ainsi que leur statut (À faire – En cours – Terminé).
• en colonne : les membres du projet.
• au croisement des lignes et des colonnes : les rôles rattachés à chaque intervenant pour chaque tâche à réaliser.

Inutile d’utiliser un logiciel avancé pour construire votre matrice RACI. Excel suffit amplement pour mener à bien cet exercice.

Bonus – Téléchargez votre matrice RACI vierge (Excel ou PDF)

Félicitations, vous avez lu l’article jusqu’au bout ! Vous méritez bien un cadeau 🎁

Nous vous avons préparé 3 templates vierges et en français de la matrice RACI aux formats Excel, PDF et Google Sheet :

• Matrice RACI vierge Excel (.xls) – Français (FR) – Téléchargement
• Matrice RACI vierge PDF (.pdf) – Français (FR) – Téléchargement
• Matrice RACI vierge Google Sheet – Français (FR) – Lien

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