Comprendre la philosophie du Gemba Walk
Le terme japonais Gemba désigne le lieu réel, là où les choses se passent, là où le produit est fabriqué ou le service rendu. Le Gemba Walk n’est pas une visite de courtoisie ni une inspection punitive. Selon l’approche développée par Taiichi Ohno, père du système de production Toyota, il s’agit d’une démarche d’apprentissage mutuel. Pour les dirigeants de PME et ETI, c’est l’opportunité de confronter leurs hypothèses de bureau aux réalités du terrain, souvent plus complexes et riches d’enseignements.
Les 3 piliers du management par le terrain
- Go See (Aller voir) : Sortir de son bureau pour observer les processus tels qu’ils sont réellement exécutés, et non tels qu’ils sont décrits dans les procédures théoriques. Et d’observer justement les écarts qui existent entre les attentes fixées et la réalité.
- Ask Why (Demander pourquoi) : Adopter une posture de curiosité humble. Il ne s’agit pas de juger, mais de comprendre la logique derrière chaque action, chaque goulot d’étranglement ou chaque écart de performance.
- Show Respect (Témoigner du respect) : Valoriser l’expertise des collaborateurs. Le respect consiste à écouter activement ceux qui maîtrisent le processus et à leur donner les moyens de résoudre les problèmes qu’ils identifient.
Le Gemba walk, c’est une méthode qui consiste de confronter les objectifs avec les résultats observés, et de comprendre le terrain.
Guide pratique : réussir votre démarche d’observation terrain
Une démarche efficace nécessite une préparation pour éviter le sentiment de « flicage », de micro management, ou de sentiment d’intrusion. En tant qu’accompagnateur de la transformation, System:Project vous aide à structurer cette approche pour qu’elle devienne une routine managériale naturelle, et d’accompagner cette transition entre votre ancien modèle et le nouveau.
Voici les 4 étapes clés que vous pouvez mettre en place au sein de votre PME / ETI :
1. Définir un objectif précis
Ne partez pas sans intention. Choisissez une thématique : sécurité, qualité, réduction des gaspillages ou fluidité des flux. Un objectif clair permet de focaliser l’attention et de donner du sens à votre présence.
2. Préparer l’équipe
La transparence est la clé. Expliquez en amont que le Gemba Walk vise à identifier les obstacles qui empêchent les équipes de bien travailler, et non à évaluer les individus.
Le Gemba Walk peut être perçu comme un diagnostic organisationnel, qui vise à faciliter le travail des équipes. N’hésitez pas dans ce sens à impliquer les équipes, pour qu’elles se sentent concernées par ce qu’il se passe, plutôt que de « subir » des observations terrain.
Cette étape est cruciale pour instaurer la confiance.
3. Observer et questionner
Utilisez la méthode des 5 Pourquoi pour remonter aux causes racines. Restez dans l’observation factuelle. Si vous souhaitez approfondir vos méthodes de pilotage, notre conseil en management et organisation vous aide à formaliser ces rituels.
4. Le suivi et le plan d’action
Le pire des Gemba Walk est celui qui n’a pas de suite. Notez les points de friction et, surtout, revenez vers l’équipe avec des réponses ou des solutions. Pour améliorer la performance organisationnelle, chaque remontée terrain doit être traitée avec la même rigueur qu’un projet stratégique.
Les erreurs à éviter (Anti-patterns)
Pour que votre analyse terrain soit bénéfique, évitez ces 3écueils classiques :
- Vouloir résoudre les problèmes sur le champ : Laissez les managers de proximité piloter leurs équipes. Votre rôle est d’observer et de soutenir, pas de court-circuiter la hiérarchie.
- Parler plus qu’écouter : Le Gemba Walk est un exercice d’écoute active. Si vous passez votre temps à donner des directives, vous coupez le flux d’informations précieuses.
- Rester dans son bureau après la marche : Si aucune action n’est engagée suite à vos observations, l’équipe perdra confiance dans la démarche.
Boîte à outils : 5 questions clés pour votre Gemba
Utilisez ces questions pour structurer vos échanges lors de vos prochaines visites :
- Quelle est la difficulté majeure que vous rencontrez aujourd’hui pour atteindre vos objectifs ?
- Si vous pouviez changer une seule chose dans votre environnement de travail, laquelle serait-ce ?
- Comment savez-vous, à cet instant précis, si votre travail est conforme aux attentes ?
- Y a-t-il des outils ou des informations qui vous manquent pour accomplir votre mission ?
- Qu’est-ce qui vous empêche de fluidifier ce processus spécifique ?
En adoptant une prestation de conseil sur-mesure, System:Project vous accompagne dans la mise en place de ces rituels. Avant de lancer une démarche de fond, nous préconisons souvent un audit organisationnel pour identifier les zones de l’entreprise où le Gemba Walk aura l’impact le plus immédiat sur la performance globale.
