Flex Office en PME : rêve ou cauchemar ?

Qu’est-ce que le flex office ?

Le flex office c’est un modèle organisationnel qui vous permet de partager vos différents espaces de travail. En clair, aucun bureau n’est nommé ou attitré.

Le flex office, c’est un peu les chaises musicales : vous faites une rotation entre les différents espaces de travail en fonction de vos besoins.

3notions gravitent autour d’une organisation en flex office :

• Desk sharing : il n’y a plus de place attitrée, chacun est libre de s’installer où il veut, peu importe son statut hiérarchique dans l’organisation.
• Activity based working (ABW) : un collaborateur s’installe dans un espace de travail dédié en fonction de ses besoins et missions journalières.
• Clean desk : à la fin de la journée, chacun libère les espaces pour qu’une autre personne puisse s’installer le lendemain.

Le flex office un système agile qui s’adapte à vos besoins

Pourquoi parle-t-on alors d’agilité ou de flexibilité du travail ?

Avec la notion d’ABW, les espaces de travail sont clairement définis pour chacun des collaborateurs, et pousse l’organisation à fonctionner en mode usage plutôt que par silo d’activité. Vous avez des rendez-vous commerciaux (bancaires, fournisseurs…) sur la matinée ? Vous réservez une salle de réunion. Vous êtes sur de la production en autonomie ? Vous vous mettez dans un open space. Une organisation en flex office vous permet de découper ainsi vos espaces entre des endroits clos et des espaces partagés :

• Salle de réunion informelle : feedback managérial, point de suivi…
• Salle de réunion de différentes tailles : allant de 2 jusqu’à une 20_^taine de places pour organiser des réunions de différentes circonférences (réunion client, réunion de service, etc.)
• Salle de conférence : présentation d’entreprise, pitch, séminaire, etc.
• Phone both ou call box : rendez-vous téléphonique, réunion en visioconférence, etc.
• Créativité room: brainstorming, workshop, tableau blanc, mur d’idéation…
• Focus room : mousse acoustique, casque antibruit, bulle d’isolement…
• Espace de détente : canapé, télévision, enceinte de musique, jeux de société, babyfoot, etc.
• Espace déjeuner : cuisine équipée (frigo, microonde, four), tables à manger…
• Espace sport : local à vélo, espace de musculation, sanitaire, etc.

Le but de cette organisation est de rentabiliser les espaces disponibles en fonction d’un taux de présence moyen de vos effectifs. Et en parallèle offrir un cadre de travail optimal à l’ensemble des collaborateurs.

Le flex office prend de plus en plus de place

Qu’on le veuille ou non, le flex office se développe, et va continuer à prendre de l’ampleur. En France, le flex office est présent dans plus de 17% des organisations. Et une étude menée par Deskeo estime que 55% des entreprises françaises souhaitent basculer vers un modèle de flex office.

Dans tous les cas, le basculement en flex office ne se fait pas du jour au lendemain, il a besoin d’être étudié et ajusté en fonction de vos enjeux stratégiques et les besoins de vos collaborateurs.

Pourquoi le flex office pour les PME ?

Le flex office optimise les moyens des PME

Nous l’avons abordé rapidement en introduction, un poste est vacant à 40% de son temps sur l’année. Entre 5 à 6 semaines de congés payés, une moyenne de 38,8 jours d’absence annuelle (arrêt maladie, congé maternité / paternité), les déplacements externes (clients, fournisseurs..), et si on rajoute 1 à 2 jours de télétravail par semaine…

Statistiquement, vos collaborateurs occupent de moins en moins physiquement vos locaux.

Et pourtant, un poste de travail coûte cher. Ramené à l’échelle d’une entreprise, les postes de travail représentent le deuxième poste de dépenses après la masse salariale, « soit en moyenne 17 000 euros par an et par poste de travail » (source : Wikipédia). On dépasse déjà le million d’euros à partir de 65 collaborateurs. Autant vous dire, que pour faire de la croissance, certaines PME sont très vite limitées par ces charges fixes.

Pourquoi le flex office est une alternative financière intéressante pour la majorité des PME ? Sur le dernier projet qu’on a mené pour le passage en flex office d’un PME de 200 collaborateurs, ce n’est pas moins de 520 k€ de pur gain financier. Tout en permettant de prévoir avec sérénité un plan de recrutement d’une centaine de personnes sur les 2 années à venir. Véritable choix stratégique qu’il faut mettre en parallèle avec ses capacités d’organisations et ses projections de recrutement sur 2 à 5 ans. Avec un ratio de disponibilité à 0,76 par poste, cette PME a pu repousser ainsi l’achat de nouveaux locaux de 5 ans et concentrer les moyens financiers associés sur d’autres projets prioritaires et stratégiques. Pour découvrir le projet de flex office en détails, consultez sa fiche projet.

Le flex office, un outil de productivité et de performance

Avoir des espaces dédiés en fonction de vos besoins sous un format ABW, cela facilite grandement le travail de vos équipes. Cela parait évident, mais avoir un espace isolé quand vous en avez besoin et ne pas être entrecoupé toutes les 5 minutes par des appels téléphoniques, du passage ou des points informels, cela augmente drastiquement votre productivité.

Au-delà de cette logique, grâce à la mise en place d’espace dédié à votre activité, vos collaborateurs gagnent en confort de production et améliore leur qualité de vie au travail. Et plus besoin de le démontrer : des personnes heureuses sont plus performantes. Pour les plus septiques : l’étude de 2015 d’Harvard « Proof That Positive Work Cultures Are More Productive » a démontré que les collaborateurs qui travaillent dans un environnement flexible sont plus heureux et satisfaits. Ce qui a une corrélation directe avec leur niveau de productivité et de performance.

De la même manière, le flex office permet d’agir sur 2 facteurs essentiels à la performance d’un individu : l’autonomie et la flexibilité. R. Ryan et E. Deci l’ont déjà appuyé dans les années 1985 avec la théorie de motivation intrinsèque dans leur papier « Intrinsic Motivation and Self-Determination in Human Behavior ». Pour faire simple : un employé est motivé et engagé lorsqu’il atteint un certain niveau d’autonomie et de contrôle sur son travail.

Le flex office est une organisation du travail qui permet donc de concilier performance et qualité de vie au travail pour la majorité de vos collaborateurs.

Flex office et télétravail, une solution hybride optimale pour les PME

Au-delà de l’aspect financier et de performance, le flex office se présente également comme une opportunité pour maintenir une culture d’entreprise avec des bureaux dédiés. Là où le coworking ou le full remote (100% en télétravail) dénature plus facilement cet environnement. L’intérêt du flex office est de justement pouvoir rester dans « ses locaux », garder « son identité » et promouvoir « ses valeurs d’entreprise ».

Mais cela ne nous empêche pas de nous adapter et de composer avec la généralisation du télétravail. En moyenne en France, un collaborateur fait 1,54 jours de télétravail par semaine (source : Statista 2022). Pouvoir trouver une organisation hybride flex office télétravail nous semble pertinent pour trouver cet équilibre qualité de travail / culture d’entreprise et performance.

Cette solution hybride permet à votre PME de :

1. Éviter les désagréments du full remote : 72% des personnes qui font des réunions à distance se sentent plus désengagés et moins investis qu’en étant présent physiquement (Source : Owllabs, 2022). Fixer des routines et un management adapté optimisent certes ce taux, mais sur cette même étude de 10 000 personnes en Europe (dont la France), 33% pensent que le télétravail nuit à leur productivité. Jongler entre ces 2 environnements permet de placer le curseur au bon endroit et fait en sorte que ce soit win-win pour employeur et employé.
2. Affecter les tâches au bon environnement de travail : Sandrine Vialle Lenoëlle, psychosociologue spécialisée dans la prévention de risques professionnels, affirme que le flex office permet d’équilibrer l’isolation du télétravail et de maintenir une cohésion collective. Pour cela « les tâches ne doivent pas être les mêmes en flex office qu’en télétravail. Au bureau, il faut favoriser les échanges avec ses collègues et résoudre les problèmes tandis qu’à la maison, mieux vaut privilégier les tâches concentratives ».
3. Créer des liens sociaux et tisser de nouvelles relations : maintenir une présence en flex office permet naturellement de créer du lien, que ce soit grâce à des moments off comme la fameuse pause café, ou des projets collectifs. Avoir des espaces partagés décloisonne les services et facilite les interactions.

Le flex office permet donc de trouver le bon équilibre entre travail à distance et travail au bureau, d’améliorer la productivité des équipes, en plus d’allouer efficacement les moyens limités des PME.

Les avantages du flex office : créer un cadre collaboratif et stimulant

Il n’y aurait pas d’intérêt à basculer en flex office si c’était qu’une optimisation financière. Pourquoi ? Parce que s’il n’y a pas d’intérêt à améliorer la performance ou l’usage, que ce soit en termes de productivité ou de lien social, le flex office est voué à l’échec.

Le flex office est un cadre propice à la coopération positive, l’engagement et l’innovation

De manière générale, être entouré par d’autres collaborateurs stimule votre créativité et surtout challenge vos idées. Pour faire simple, la collaboration de plusieurs cerveaux restera toujours plus qu’efficace qu’une personne qui réfléchit seule dans son coin : prise de hauteur, challenge, cheminement de pensée, expériences personnelles… tout un tas de facteurs et de variables qui vont se mélanger et faire évoluer une réflexion collective.

Et c’est cette émulation collective que le flex office reproduit grâce à son système de rotation journalier. Vous n’êtes jamais assis à côté de la même personne, les services et les activités métiers se croisent, des échanges informels se créent, et des idées naissent.

Cette notion est notamment appuyée par l’étude « Le groupe est-il plus créatif que l’individu isolé ? ». Les auteurs définissent la créativité organisationnelle comme une fonction dépendant de la créativité du groupe et des influences du contexte avec l’équation suivante « Co = f(Cg, CI), c’est-à-dire la créativité organisationnelle (Co) est fonction de la créativité du groupe (Cg) et des influences du contexte (CI) ». Même s’il semblerait que l’individu isolé est plus créatif qu’un groupe sur une activité de brainstorming, la créativité collective reste le moteur d’innovation principal dans un système organisationnel.

Bien ajusté et managé, le flex office est donc source de coopération et d’innovation. Reste donc à déterminer le ratio de disponibilité par poste pour effectuer un roulement suffisant entre les collaborateurs, et éviter que tout le monde se retrouve en télétravail au même moment, et qu’à l’inverse les locaux soient pris d’assaut. Tout comme il est indispensable d’éviter une routine qui reproduit l’immobilité des collaborateurs. On en parle en détails juste après dans notre partie « Flex office et management ». 

Le flex office améliore votre marque employeur et fidélise vos talents

Parce que l’environnement de travail est un facteur prédominant pour l’engagement de vos collaborateurs, le flex office contribue à apporter de la satisfaction à l’ensemble des collaborateurs. Encore une fois, bien managé, il apporte un confort de qualité de vie au travail, et est vecteur de cohésion. De fait, les entreprises qui ont mis en place le flex office constatent une baisse moyenne de 5,5 jours d’arrêt maladie par collaborateur sur 1 an. Le flex office n’est sûrement pas la seule variable mais est un cadre propice au management de proximité, à la reconnaissance, à la création de small talk, etc.

Une PME organisée en flex office c’est aussi une entreprise qui a une meilleure marque employeur. L’étude menée en Europe affiche que 28% des candidats refusent un poste car il ne propose pas d’environnement en flex office. Plus largement, 37% des candidats refusent un poste car il n’y a pas d’horaires flexible, et 28% s’il n’y a pas de jours de télétravail.

Le flex office se démocratise aussi pour vos collaborateurs et devient également un élément motivant pour rejoindre une équipe, et pour y rester 😉

Flex office et management : 3 étapes à suivre

Dans les faits, le flex office fait rêver, mais pour éviter que votre flex office ressemble à ça :

Nous avons quelques conseils à vous fournir pour que vous soyez serein sur le déploiement de votre flex office, ou apporter quelques améliorations à votre organisation actuelle. Pour cela 3 étapes majeures à suivre :

Étape 1 – Designez vos espaces de flex office

Avant de basculer du jour au lendemain en flex office, et pour éviter que vos collaborateurs se battent pour « les meilleures places », pensez à définir vos espaces en fonction des besoins réels de vos équipes. De ce fait sollicitez-les, et anticipez les différentes contraintes logistiques et matérielles que le flex office / télétravail implique :

• faut-il des doubles écrans sur chaque espace de travail ? faut-il des branchements en câble Ethernet ou un accès wifi suffit ?
• faut-il privilégier des casiers pour déposer les affaires des collaborateurs ou chacun ramène ses affaires ?
• les espaces de détente doivent-ils être séparé des espaces de travail ?
• les réservations des places se font d’elles du jour au lendemain, une semaine avant ou jusqu’à 1 mois ?
• faut-il imposer un crédit de réservation par collaborateur ?
• quel outil allez-vous utiliser pour communiquer entre des personnes en flex office ?
• comment maintenir une sécurité informatique entre des pc en libre service ?
• etc.

Un autre point qui est essentiel dans le design des locaux, c’est penser son réaménagement entièrement. Ne faîtes pas l’erreur de laisser des bureaux individuels à certains collaborateurs pour ne pas créer de distorsion des pratiques. Quelques conseils pour votre réaménagement :

• transformer les bureaux individuels en des petits call box
• transformer les espaces fermés en salle de réunion
• casser des cloisons pour ouvrir un open space et gagner de l’espace
• casser des cloisons pour créer un espace ouvert vers un espace détente
• mettez de l’espace (plusieurs mètres) pour marquer les distinctions des espaces
• marquer la différence des espaces par un code couleur
• etc.

Étape 2 – Créez un système de disponibilité pertinent

Il est indispensable de maintenir un certain ratio place disponible par collaborateur. Une fourchette intéressante est de se situer dans un ratio entre 0,6 et 0,8 place individuelle disponible par collaborateur. En dessous de ce ratio cela commence à être fastidieux pour organiser un roulement pertinent et devient générateur de contraintes pour les collaborateurs.

Concrètement, cela demande une certaine logistique pour permettre à l’ensemble des collaborateurs de signaler leurs jours de télétravail et leur inscription sur un poste de travail spécifique. Pour cela il existe de nombreux logiciels qui vous permettent de le mettre facilement en place, avec certains la possibilité de gérer les absences et jours de congés. Au-delà d’un google agenda bien géré, nous en avons retenu 2 pour vous : Tableair et Condeco.

Étape 3 – Contrôlez votre système de flex office

Nous n’avons volontairement pas détaillé dans cet article le rôle du manager dans la gestion d’un flex office. Pour cela nous vous conseillons 2 articles à lire : l’un sur comment déployer et manager le télétravail, une approche assez similaire du flex office, et un plus global sur les 4 styles de management pour vous aider à appréhender la conduite du changement. Dans tous les cas, il est certain que votre organisation ne peut pas vivre en flex office de manière autonome. Sans management, il est facile, voire routinier, de s’installer toujours à la même place ou de prendre un espace individuel parce que c’est plus confortable. Le flex office perd alors de son intérêt.

Conclusion

Alors, pour vous le flex office c’est plutôt un rêve ou un cauchemar ? Ou peut-être que vous êtes encore hésitant sur la démarche à suivre ?

Nous pouvons vous accompagner dans cette démarche et déterminer ensemble si le flex office est un modèle organisationnel pertinent selon vos objectifs de croissance et vos enjeux stratégiques. N’hésitez pas à consulter le retour d’expérience de notre projet flex office. Et prenez rendez-vous pour un premier échange téléphonique.