La digitalisation des RH définition
La transition numérique des entreprises
La transition numérique ou la digitalisation est un procédé qui vise à transformer l’ensemble des processus et outils des entreprises ⚙️ par le biais de nouvelles technologies.
Cela va, par exemple, de la dématérialisation et l’automatisation des factures jusqu’au suivi du taux d’occupation des machines d’une ligne de production.
Par digitalisation on n’entend pas uniquement faire tout ce qu’on faisait à la main désormais en ligne. Mais de créer des systèmes avec des processus intelligents et interconnectés, pour avoir une organisation plus fluide et plus performante.
Depuis les 1ères vagues de digitalisation dans les années 2010, les entreprises ont constaté, tous secteurs confondus, qu’elles bénéficiaient en moyenne de 26% de performance supplémentaire.
Pour autant la France est loin d’être une bonne élève. Sur une étude menée par BPI France en 2022, 87% des dirigeants interrogés (sur 1800 PME et ETI) estime que la transformation digitale n’est pas une priorité pour leur entreprise. Et si on se compare avec nos voisins (étude de McKinsey en 2018), la France est 2 fois moins avancée que le Royaume Uni.
La place des ressources humaines dans la digitalisation
Alors que le digital s’invite dans toutes nos pratiques, la digitalisation des RH reste encore en retrait.
L’étude PayFit « la digitalisation des RH » souligne clairement la part des tâches administrations à faible valeur ajoutée qui prennent encore beaucoup de place 😥 sur les fonctions RH :
Côté des dirigeants, parmi les 6 fonctions les plus importantes à digitaliser, les Ressources Humaines se retrouvent en dernière position :
- La comptabilité (47%)
- La gestion des stocks & l’approvisionnement (41%)
- La communication & le marketing (40%)
- La finance (36%)
- Le commerce (28%)
- Les processus RH & le recrutement (18%)
Deloitte et CrossKnowledge confirment ces éléments dans leur Baromètre 2021 auprès de 176 DRH : seules 6% des entreprises 🤨 (grands comptes et ETI) affirment avoir digitalisé totalement leurs processus RH.
Cherchons à comprendre pourquoi et quelles actions nous pouvons mettre en place pour faciliter la digitalisation des RH.
Passez de la théorie à l’action
Pourquoi la digitalisation des RH est une transition clé ?
Qu’est-ce qu’on peut digitaliser au sein du service des ressources humaines ?
La digitalisation des RH renvoie à l’ensemble des procédés qui vise à transformer l’ensemble des processus et outils RH par le biais de nouvelles technologies.
Généralement on pense avant tout à la dématérialisation des documents RH 📄 : les fiches de paies, les contrats de travails, les dossiers du personnels, les guides d’évaluation et d’entretien…
Mais il faut garder en tête que cela concerne l’ensemble des activités RH :
- le suivi des recrutements
- l’évaluation et le scoring des candidats
- les formations en ligne
- le suivi des congés
- le suivi des arrêts maladie
- etc.
Et également l’ensemble des tâches administratives et financières pour les PME qui n’ont pas de service distincts, comme :
- la gestion de la paie
- la gestion des notes de frais
- la gestion de facturation
- etc.
On peut effectuer une digitalisation des RH à 2 niveaux. L’un sur l’ensemble des outils et supports RH qui ne sont pas encore dématérialisés ou qui nécessitent encore beaucoup de saisie de la part du service RH. Et l’autre sur l’ensemble des processus et méthodes pour faciliter les échanges, gagner du temps ou améliorer la visibilité du service.
La digitalisation des RH: des avantages à ne pas négliger
Pourquoi faut-il digitaliser votre fonction RH 🤔 ? Comme pour tous les autres services, la digitalisation (lorsqu’elle est bien faite) permet d’optimiser le recueil et le traitement de la data 🖥️ !
Avant tout, la digitalisation des RH c’est vous assurer d’être plus performant et de vous faire gagner du temps en tuant toutes les petites tâches administratives avec peu de valeur ajoutée. Cela va se jouer à plusieurs niveaux :
- faire le tri entre les tâches utiles / inutiles
- automatiser les tâches qui peuvent l’être et réduire les saisies manuelles
- réduire les erreurs de saisie et/ou d’interprétation
- passer plus de temps sur des sujets RH stratégiques à plus haute valeur ajoutée
- gagner la reconnaissances de vos équipes RH en les faisant évoluer sur leurs missions
Il faut voir la digitalisation des RH et ses impacts positifs dans son ensemble. Repenser le service RH c’est rendre les échanges internes plus fluides, permettre de rendre les processus RH clairs et partagés et aussi de gommer les imperfections du service en le restructurant.
Il faut voir la digitalisation des RH et ses impacts positifs dans son ensemble.
Exemple de digitalisation des RH
Concrètement cela peut ressembler à quoi la digitalisation des RH ?
- un SIRH pour automatiser les processus RH
- un ATS pour trier et évaluer (niveau 1) des centaines de candidatures
- un portail RH qui regroupe tous les outils (formulaires, notes de frais, congés…)
- etc.
Comprendre les freins à la digitalisation complète des RH
Qu’est-ce qui bloque le déploiement de la digitalisation des RH ?
Les différentes solutions et outils RH présentés juste avant peuvent présenter un frein financier important à la digitalisation du service. Dans l’enquête menée plus haut auprès des 1800 dirigeants, 31% affirment que la digitalisation des RH représente un investissement financier trop conséquent. Un SIRH, par exemple, pour une entreprise de moins de 500 salariés est en moyenne un investissement de 40 000€.
La digitalisation des RH n’est possible que dans les entreprises qui ont les moyens d’investir cette somme ou qui ont les capacités pour mener la digitalisation des RH en interne. Or, on le sait, tout le monde ne possède pas ses compétences ou ont du mal à détourner 50% des activités de leur DRH pour optimiser leur fonction. Car oui c’est possible de créer ses outils internes, on l’a fait 🤓, mais il est nécessaire de dimensionner correctement vos besoins avant de vous lancer.
En ajustant vos objectifs en fonction de vos besoins, vous aurez des solutions externes ou internes déjà beaucoup plus abordables.
En revanche, ce qui peut être un réel frein à la digitalisation des RH, c’est la conduite du changement.
Digitaliser son service RH et l’optimiser, revient dans les grandes lignes, à la restructurer. Et cela aura forcément un impact, que vous le voulez ou non, sur vos équipes.
Conduire le changement 🛞, c’est construire des messages en amont, informer et manager ses collaborateurs, piloter l’avancée du projet pour tenir les objectifs fixés, former et favoriser les transferts opérationnels, impliquer les équipes… bref cela demande beaucoup d’engagement de la part des top & middle managers.
Créer un élan collectif et coopératif est souvent difficile pour les entreprises, d’autant plus dans un service RH où quasiment tous les collaborateurs sont concernés par ces changements, ne serait-ce que pour leur bulletin de paie ou leur congé.
Quels sont les risques ?
Dans la plupart des articles que nous avons parcouru, ils soulignent que la digitalisation d’un service engendre des problèmes de sécurité (de la data récoltée) et une difficulté à accéder au droit à la déconnexion. Bien que la sécurité de la data (risque de hacking) et le respect de la RGPD (sauvegarde de la donnée, cookie tiers, etc.) soient primordiaux, ils restent pour nous assez décorrélés de la digitalisation des RH. Et il faut préciser par ailleurs que 84% d’incidents de sécurité IT sont liés à un facteur humain. Non, le plus grand risque que votre entreprise encourt, c’est que vos équipes n’adhèrent pas à ce projet de digitalisation.
Le plus grand risque c’est que vos équipes n’adhèrent pas à la digitalisation de votre service RH.
Une non adhésion à la digitalisation d’un service, cela peut se traduire par des collaborateurs qui refusent d’utiliser les nouveaux outils, qui font vivoter des anciens modèles en parallèle, qui créent des raccourcis dans les nouveaux process, etc.
Cela est dangereux pour votre entreprise car cela crée rapidement des distorsions et des incohérences dans un service. Et cela aura des impacts directs sur la performance de votre service et également sur le climat social de votre service.
Les clés pour agir sur la digitalisation des RH
Pour agir positivement sur la digitalisation de votre service RH, il faut le penser en mode projet (et cela tombe bien parce qu’on est plutôt excellent en gestion de projet 😎).
Voici les 3 étapes les plus importantes synthétisées pour que vous puissiez prendre en main la digitalisation des RH :
Etape 1 – Définir clairement votre périmètre de digitalisation des RH
- Définissez le périmètre de votre projet de digitalisation : voulez-vous digitaliser uniquement une partie (le recrutement par exemple) ou quelques outils ? Ou voulez-vous digitaliser l’ensemble de vos processus RH (gestion de carrière, acquisition de talent, gestion de la paie…) ? ;
- Dimensionnez en temps Homme et en budget ce qui est nécessaire pour mener l’ensemble de vos projets de digitalisation des RH ;
- Priorisez les actions des plus urgentes / impactantes en fonction de vos ressources disponibles et de vos objectifs ;
- Attribuez le projet à une équipe projet dédiée avec des jalons précis ;
- Présentez le projet à l’ensemble de vos équipes pour qu’elles se sentent concernées et qu’elles comprennent les teneurs et aboutissements du projet.
Etape 2 – Lancer et piloter son projet de digitalisation des RH
- Assistez au démarrage du projet et soutenez vos équipes pilotes
- Mentorez le projet en donnant du rythme et faites régulièrement des suivis de projets
- Soyez un soutien opérationnel et managérial pour aider vos équipes à prendre des décisions
- Faites des tests et plusieurs itérations (A/B testing) pour que la digitalisation des RH soit efficiente
- Donnez l’exemple en tant que manager / responsable pour initier le changement
Etape 3 – Assurer le transfert opérationnel et conduire le changement
- Tenez informées les équipes sur les derniers jalons du projet de digitalisation RH
- Présentez les nouveaux processus et outils
- Formez les équipes qui seront amenés à les utiliser
- Contrôlez le bon déploiement du projet en allant sur le terrain et en observant les équipes
- Faites du renforcement positif en tant que manager / responsable pour maintenir le changement
