Qu’est-ce qu’un plan d’action ?
Plan d’action définition
Un plan d’action est un document fondamental au sein des entreprises. Il permet de définir une stratégie étape par étape afin d’atteindre un objectif concret, réaliste et avec une date limite. Trois étapes sont nécessaires dans le cadre du plan d’action. Il faut tout d’abord l’élaborer, puis ensuite le mettre œuvre et enfin établir un suivi régulier.
Le plan d’action permet à une entreprise de régler des problématiques particulières ou tout simplement d’atteindre des objectifs fixés. Le plan d’action peut être global (généralisé à l’entreprise dans le cadre de plan d’action structurel ou organisationnel) mais il peut aussi être concentré sur un service particulier de l’entreprise (marketing, commercial, RH, etc.).
Généralement, le plan d’action est principalement mis en place en marketing. En effet, étant un univers vaste et global, le marketing définit plusieurs actions phares permettant d’atteindre des objectifs de ventes et de développement sur le marché par exemple.
Plan d’action contenu
Le plan d’action doit comprendre l’objectif final, le nom et les coordonnées du superviseur du projet, les coordonnées des collaborateurs impliqués dans le projets (salariés, fournisseurs, sous-traitants, etc.), l’organisme de financement s’il y en a un, la personne responsable en cas de problème (accident, vol, etc.), le lieu de réalisation du projet, les conditions de réalisation du projet (conditionné au financement par exemple) ainsi que les normes fondamentales telles que la confidentialité par exemple.
Plus globalement, un plan d’action doit comprendre les activités et missions qui vont être réalisées, les responsabilités qu’engendre le plan d’action, la planification globale des tâches avec les deadlines associées (calendrier détaillé), les directives associées au projet (modalités de réalisation des tâches) mais aussi les ressources nécessaires et mobilisées pour le projet. Le plan d’action doit également considérer les étapes de suivi, il peut donc intégrer un plan de suivi additionnel.
Le plan d’action peut être élaboré sous forme de tableau Excel, permettant d’avoir une vision globale et un suivi de projet clair. Le mieux étant d’avoir un plan d’action très détaillé (à l’heure ou à la demi-heure près si nécessaire).
Plan d’action exemple
Le plan d’action commercial également appelé PAC est un document qui définit les différentes actions à la fois commerciales et marketing à mener dans le but d’atteindre des objectifs commerciaux.
Le plan d’action commercial est fortement lié au plan d’action marketing qui est un plan d’action très utilisé par les entreprises. En effet, il permet de mener toutes les actions commerciales de l’entreprise dans le but d’atteindre des objectifs de vente et de notoriété définis. Il établit des actions à réaliser telles que la publicité, les promotions, le marketing direct, etc.
À quoi sert un plan d’action ?
Le plan d’action est un outil de pilotage de l’activité. Cela permet à une entreprise de définir selon son objectif, les moyens nécessaires pour l’atteindre tout en optimisant au maximum les tâches dans le but de réduire le temps de mise en œuvre et d’atteindre une efficience.
Si la planification est bien réalisée, l’entreprise sait chaque jour où elle se trouve dans son projet et peut donc ajuster son plan d’action selon l’avancement des tâches.
Le plan d’action permet à chaque collaborateur de savoir ce qu’il doit faire et quand il doit le faire. Cela résulte d’une réduction de la procrastination et donc de limiter la perte de temps.
Le plan d’action permet :
- D’être plus efficient : on sait exactement ce que l’on doit faire, on évite donc la perte de temps inutile en restant concentrer sur les tâches qui nous sont allouées. On maîtrise donc le temps définit et on limite les retards potentiels.
- D’éviter les oublis : en sachant quelles actions chaque personne doit mener en détail, il suffit juste de se référer au plan d’action afin de réaliser les tâches décrites.
- De gagner de la visibilité : toutes les idées émanant de notre objectif sont clairement définies et détaillées, ce qui évite de s’éparpiller et de se concentrer sur des missions claires et cohérentes. De plus, le plan d’action étant définit entièrement et sur toute la durée du projet, chaque personne sait quelle tâche sera accomplie dans les jours, semaines voire mois à venir. Cela permet de savoir où l’on va et comment le projet avance à tous les niveaux.
- D’optimiser les ressources : en ayant une visibilité globale du projet, chaque collaborateur sait ce que les autres ont à faire. Cela évite les doublons en termes de tâches et permet donc un gain de temps et d’argent. De plus, les moyens humains et financiers peuvent être optimisés en concentrant les tâches au même moment sur les moyens nécessaires.
- D’anticiper des problèmes : la visibilité accrue que donne le plan d’action permet d’anticiper certains problèmes et donc de mettre en place une solution pour l’éviter ou le maîtriser.
- De motiver les collaborateurs autour d’un objectif commun : ce qui entraîne une implication forte des candidats et une bonne coordination des acteurs entre eux, les tâches étant optimisées pour cela.
Comment faire un plan d’action ?
Les étapes préalables
Pour établir un plan d’action, il faut tout d’abord avoir un objectif clair, bien définit et cohérent. Pour cela, différentes étapes sont nécessaires :
Brainstormer
Faire un brainstorming est un élément essentiel afin de développer ses idées les plus pertinentes. De nombreuses idées peuvent émerger de séances de brainstorming ce qui vous permettra de définir plus facilement des objectifs pertinents selon le contexte dans lequel se situe votre entreprise.
L’idéal est de brainstormer à plusieurs afin de développer les idées, d’avoir plusieurs retours quant à l’ambition et la vision globale.
Établir un objectif
Une fois que le brainstorming a fait éclore une ou deux idées principales, il est temps d’émettre un objectif principal. Pour cela, vous pouvez vous baser sur la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste, Temporel). L’objectif SMART permet de définir un objectif cohérent et réaliste.
En effet, l’objectif doit être définit clairement et spécifiquement. Il doit également être mesurable afin de pouvoir l’évaluer et établir un suivi régulier des tâches, mais aussi être suffisamment ambitieux pour avoir un réel impact pour votre entreprise et challenger vos collaborateurs. Ensuite, cela doit être un objectif réaliste et délimité dans le temps.
Établir une cible
Une fois votre objectif définit, vous devrez établir concrètement votre cible (si votre objectif en a une, ce qui est généralement le cas lorsqu’il s’agit d’une entreprise commerciale). Définir sa cible permet d’ajuster ses actions en fonction. Pour cela, il est possible de créer des personae (personne créée représentant notre client cible) : sexe de notre cible, âge, situation professionnelle, revenu, lieu d’achat du produit, etc.
Définir les besoins
Après avoir établit votre objectif, il est maintenant temps de déterminer vos besoins. Vous devez donc faire une estimation de vos besoins afin d’atteindre votre objectif. Ces besoins vont être temporels, humains (combien de personne doivent travailler sur ce projet, quels types de profils, faut-il recruter de nouveaux profils ?, etc.), matériels ou encore financiers.
Dès lors que notre objectif est défini, il est alors temps de créer le plan d’action.
La création du plan d’action
Définir les objectifs du plan d’action
Pour commencer le plan d’action, il est idéal de préciser le contexte et les enjeux de la réalisation du plan d’action. Il faut alors bien définir l’objectif final à atteindre et dans quel but il doit être atteint.
Cela permet à tous les collaborateurs intervenant sur le projet, de comprendre ses enjeux et pourquoi chacune des actions ont un sens essentiel au sein du projet.
Définir les actions à mener
Comme son nom l’indique, un plan d’action doit détailler toutes les actions à mener. L’objectif est de lister toutes les actions qui devront être réalisées dans l’atteinte de l’objectif final. Ces différentes actions peuvent être distinguées selon leur priorité ou leur enjeu. En effet, la gestion des priorités est primordial pour gérer efficacement les tâches et moyens mis en œuvre. Cela permet de se concentrer sur les tâches prioritaires afin de construire notre projet de façon cohérente, mais aussi lors de la création du planning des tâches.
Chaque action doit être détaillée un minimum afin de comprendre tout l’enjeu de la tâche. En effet, le plan d’action sera utilisé par tous les collaborateurs faisant partie du projet, cela doit donc être clair et compréhensible pour tous.
Définir les collaborateurs impliqués
Pour chaque action, un ou plusieurs collaborateurs seront impliqués, il faut donc les identifier et les inscrire dans le plan d’action.
Vous pouvez aussi inclure un responsable pour chaque action, quelqu’un qui sera en charge de superviser l’action.
Détailler les modalités de mise en œuvre des tâches
Pour chacune des tâches prévues, il faut détailler les moyens utilisés pour le faire. En effet, chaque action doit prévoir des moyens (humains, financiers, matériels, techniques) pour sa bonne réalisation.
Grâce à des ressources précisément allouées, chaque acteur de la tâche connaîtra les « limites » à ne pas dépasser en ce qui concerne la quantité de ressources à utiliser. Cela permet de rester sur le budget et les moyens fixés initialement, sans excéder les prévisions.
Définir la temporalité des actions
Pour chaque action, il est nécessaire d’établir une temporalité, c’est-à-dire la durée prévue pour réaliser une action ainsi que sa deadline. Mais également son caractère répétitif, s’il s’agit d’une tâche récurrente de façon hebdomadaire, mensuel, trimestriel, etc.
Le fait de préciser la durée ou la récurrence d’une tâche permet de ne pas l’oublier et d’être pleinement productif durant le temps alloué.
Définir les critères de réalisation réussie d’une tâche
Afin d’être sur la même longueur d’ondes que ses collaborateurs, il faut bien définir ce que l’on attend pour chacune des tâches. Pour chaque action définie dans le plan d’action, il faut préciser le ou les critères de réussite de la tâche, conformément à ce que le gestionnaire du plan d’action souhaite.
Si par exemple, au sein de votre plan d’action, vous devez produire 1000 chaises en tant que producteur de meubles, vous devez préciser cette valeur. De la même façon, si votre objectif est de produire 1000 chaises, mais que vous en avez déjà 100 en stocks, vous devez l’inscrire dans le plan d’action afin que les collaborateurs sachent qu’ils leur reste 900 chaises à produire.
Vous pouvez appliquer cette méthode à n’importe quelle tâche de n’importe quel secteur. Si votre action est d’optimiser les tâches de gestion en réduisant par deux le temps que cela vous prend. Vous pourrez mettre en place un système d’automatisation d’une partie des tâches, cependant, sans précision du temps que cela vous prend de base, impossible de savoir si au final, vous avez réellement réduit votre temps de traitement.
Construire le calendrier du plan d’action
Le calendrier du plan d’action permet de définir les délais de celui-ci afin d’avoir de la visibilité quant à l’atteinte de l’objectif fixé. Cela permet de gérer l’exécution du projet de sa date de début à sa date de fin, de façon claire et ordonnée.
C’est un élément absolument incontournable à la réalisation de notre objectif, qui permet de suivre facilement le projet et d’ajuster les actions en fonction des résultats et avancées du projet.
Comment mettre en place et suivre un plan d’action ?
Mise en œuvre du plan d’action
Le plan d’action peut se matérialiser sous forme de tableau Excel par exemple. En effet, c’est un moyen simple et accessible d’utiliser et de comprendre un plan d’action.
C’est un très bon outil de gestion de projet, qui permet d’avoir une vision claire de la répartition des actions, des dates associées et de l’avancée du projet. Chaque acteur du projet peut se servir de ce calendrier pour connaître ses tâches et objectifs, repérer les éventuels retards ou problèmes et avoir une visibilité sur les actions de chacun.
Pour réussir sa mise en œuvre, le plan d’action doit impliquer les collaborateurs, les informer régulièrement sur l’avancée du projet, être réaliste quant aux délais et détailler simplement et clairement chacune des tâches à réaliser ainsi que les résultats attendus.
Suivi du plan d’action
Le suivi est très important dans la réalisation d’un plan d’action. En effet, il permet de constater la bonne réalisation des tâches tout comme les problèmes qui peuvent survenir. Cela permet de réajuster continuellement le plan d’action en fonction des résultats, des retards, des erreurs, etc.
Sans suivi régulier, il est impossible d’atteindre son objectif correctement et dans les temps. C’est donc un aspect à ne pas négliger et à plutôt considérer comme un atout.
Pourquoi faire un plan d’action ?
Faire un plan d’action a plusieurs avantages :
- Se projeter : un plan d’action permet d’avoir une visibilité à long terme de son projet. De sa date de lancement à l’atteinte de son objectif, ce qui est un véritable atout.
- Économiser des ressources : en effet, en prévoyant de façon précise les tâches à effectuer, cela évite d’utiliser des moyens humains, matériels et financiers de façon excessive et inutile.
- N’oublier aucun élément : en établissant un plan d’action détaillé, cous éviterez d’oublier des parties importantes auxquelles vous n’auriez pas penser ou que vous auriez oublié de faire.
Conclusion
Finalement, le plan d’action est un outil essentiel pour les entreprises qui veulent évoluer et atteindre des objectifs précis. Le plan d’action sert en effet à piloter l’activité d’une entreprise et à mettre en place les ressources et les actions nécessaires à l’atteinte des objectifs de façon optimisée afin d’être le plus efficient possible.
La création du plan d’action doit être effectuée de façon réfléchie et constructive afin qu’il soit réellement un outil efficace. Le plan d’action doit également faire l’objet d’un suivi régulier afin de pouvoir anticiper certains problèmes et de réajuster les actions selon les résultats et l’avancement.
Grâce au plan d’action, votre entreprise sera plus efficiente, optimisera ses ressources, anticipera les éventuels problème. De plus, vous gagnerez en visibilité, éviterez les oublis et vos collaborateurs auront une accentuation de leur motivation grâce à un objectif commun à atteindre.
