Baromètre social, exemple d'un outil pour y voir plus clair sur le climat social de votre PME

Le baromètre social exemple d’un outil efficace pour mesurer le climat social même pour une PME

Baromètre social définition

Le baromètre social est un outil RH qui mesure plusieurs notions dans une entreprise comme la qualité de vie au travail (QVT), le niveau de bien-être ou encore la performance au sens large de vos effectifs. Cela peut aller de l’entente entre collègue, de la présence managériale ou encore des difficultés rencontrées entre services. Le baromètre social est un exemple d’outil qui vous permet de regrouper tous ces sujets et de mener une enquête large auprès de chacun de vos collaborateurs.

Le baromètre social permet de prendre la température de votre organisation

Cet instrument affine et clarifie la partie la moins tangible de votre organisation, à savoir votre capital humain. Il est facile de faire un diagnostic approfondi sur la productivité, les temps de production, sur l’atteinte des objectifs métiers ou bien sur une gestion des flux de commandes. Il est beaucoup plus dur, en revanche, d’avoir une visualisation correcte de son capital humain et du climat social de son entreprise. On peut avoir l’impression générale que tout va bien, or il peut exister de grandes divergences au sein de vos services. D’où l’importance de mener cette enquête, même en PME.

Pourquoi utiliser un baromètre social pour une PME ?

Un baromètre social est utile à 3 niveaux pour :

• Détecter les causes racines d’un dysfonctionnement ou d’un problème organisationnel
• Comprendre les tensions culturelles ou les conflits sociaux déjà présents
• Évaluer le niveau de performance et qualifier le niveau de bonheur (qui sont liés) au travail de vos collaborateurs

Pour une PME, faire un baromètre social permet d’approfondir ce que votre corps managérial vous remonte et surtout de croiser et alimenter vos sources. Là où une grande entreprise a tendance à le faire plus souvent, car elle ne peut pas se contenter avec des effectifs de plus de 500 collaborateurs d’avoir des retours « biaisés » de ses top managers. Comme on l’a dit rapidement, tout le monde a déjà un avis plus ou moins fixe sur ce qui se passe en interne. Élargir votre recueil d’informations vous donnera ainsi une vision globale mais surtout vous permettra d’identifier les éléments qui dénotent de la sensation générale pour ensuite les traiter.

Baromètre social, exemple de 3 moments clés pour vous en servir

Implémenter un baromètre social peut faire peur, on le sait. C’est un moment où vos collaborateurs vont réellement se pencher sur leur qualité au travail, sur ce qui va bien et inversement. Mais ne soyez pas dupe, vos collaborateurs en discutent déjà que ce soit aux pauses café ou en dehors du boulot. Il existe donc plus ou moins dans chaque entreprise un baromètre social officieux. Instaurer cette enquête permet en revanche de l’officialiser et de faire formaliser le ressenti de chacun.

Pour que votre baromètre social vous soit vraiment utile, il faut déjà savoir quand le déployer. Nous avons identifié les 3 manières principales de l’utiliser selon des situations précises.

Le baromètre social comme un moyen réactif

Pour traiter des conflits ou des différences culturelles, le baromètre social est très utile pour redistribuer les éléments contextuels et éviter que vos équipes ou un tiers tirent des conclusions générales à cause d’un prisme d’interprétation. Si la tension est concentrée au sein d’un service, entre 2 collègues ou encore au niveau d’un contentieux d’un collaborateur avec l’entreprise, cet outil permet de redonner à tous une grille de lecture globale sur le climat social existant interne. Éviter de faire des généralités est indispensable surtout si le conflit a du mal à être maitrisé ou prend plus d’ampleur. On peut être vite soumis à des émotions négatives par effet de miroir (ce sont nos fameux neurones miroir), donc mener ce genre d’enquête permet de :

1. dédramatiser la situation et
2. redonner le même niveau d’informations à l’ensemble de vos collaborateurs

Le baromètre social en mode projet

Un baromètre social est excellent pour préparer également le changement et le valider. Avant et après des gros projets de transformation, nous vous conseillons de mener une étude de votre climat social. En tant que PME vous pouvez être confronté à des gros sujets tels que la digitalisation de votre entreprise, la restructuration ou la création de votre middle management, le rachat de société ou encore une fusion acquisition… Bref les sujets sont nombreux et la conduite du changement nécessaire. Parce que les changements déstructurent forcément votre organisation, amènent des nouvelles pratiques, des irritants peuvent vite émerger. Préparer le sujet en amont, et donc prendre en compte comment vos équipes vivent le projet permet de désamorcer des situations et de vous fournir certains points de vigilance. En faire un également après permet de renforcer les sentiments positifs générés par le projet et de partager des éléments contextuels précis.

Le baromètre social comme un moyen proactif régulier

De manière plus générale, faire un baromètre social régulier permet de maintenir ce renforcement positif. Pas besoin d’en faire toutes les semaines, ni d’implémenter des enquêtes lourdes (on reviendra sur le comment juste après), mais instaurer ce recueil d’informations tous les trimestres ou semestres est utile pour garder un feedback généralisé de la part de vos équipes. Maintenir des événements réguliers vous permet également de suivre l’évolution de votre climat social et de réagir en fonction. Voyez cet exercice-ci plus comme une bonne habitude à prendre qu’une charge compliquée à traiter.

Baromètre social exemple d’indicateurs simples à mesurer

Au-delà des instituts qui veulent vous vendre leur prestation pour construire un baromètre social avec des indicateurs complexes principalement utilisés par les grandes entreprises, nous vous proposons en plus des indicateurs « classiques », des indicateurs très simples à observer pour que vous puissiez déployer un baromètre social rapidement en interne.

Dans des indicateurs classiques que vous pouvez mesurer dans un baromètre social, nous retrouvons 3 grands axes :

• Les indicateurs de signaux faibles : ce sont des éléments qui mesurent les premiers signes de désengagement ou de démotivation de vos équipes. La majorité sont souvent des éléments quantitatifs que vos managers ou service RH peuvent vous fournir.
  • Taux d’absentéisme : nombre d’absences recensées sur une période donnée
  • Taux d’arrêt maladie : nombre de jours posés hors congés
  • Taux de turnover rapide (avant la 1^ère année) : pourcentage de départ prématuré sur les arrivées totales

• Les indicateurs de relations collectives : cela va concerner les différents types d’échanges que vos collaborateurs ont dans leur quotidien. Le but est d’évaluer la qualité de ces échanges, leur utilité et leur portée. Ici, vous allez plutôt recueillir des informations qualitatives (échelle de graduation, avis, témoignage…)
  • Fréquence de feedback : nombre de suivi lors d’un projet, maintient de suivi hebdomadaire métier…
  • Évaluation des feedbacks : préparation des évaluations, sentiment d’utilité, clarté du discours, prochaines actions à mener… 
  • Évaluation du management (métier ou global) : type de management utilisé, relation managériale et proximité avec son manager…

• Les indicateurs de trajectoires de carrière : vous ciblez ici des éléments professionnels individuels pour évaluer la satisfaction de vos collaborateurs et leur engagement.
  • Le niveau d’ancienneté : le nombre d’années de collaboration, le nombre de poste / mobilité interne
  • La prise de responsabilité : le nombre de personnes managés, satisfaction de prise de responsabilité, manque de responsabilité…
  • Les perspectives de carrière : satisfaction des perspectives proposées, les points positifs et négatifs du poste…
  • Les recommandations : recommandation à un proche / ami de travailler ici, nombre de personnes cooptées / parrainées…

Selon l’objectif de votre baromètre social, certains indicateurs seront plus adaptés à d’autres, mais au-delà de demander de formaliser un élément ou de le déclarer, il existe également des mesures simples avec des indicateurs principalement d’observation qui vous permettent de faire ce premier état des lieux interne :

• Le taux de présence aux moments off : au-delà des afterworks qui peuvent être récurrents (et donc plus contraignants pour vos collaborateurs), regardez le niveau de présence (ou d’absence) sur vos 2/3 événements annuels. Si ce sont des événements ouverts, regardez si vos collaborateurs viennent seuls ou accompagnés. Le fait de venir avec un +1 est déjà un bon indicateur représentatif de votre climat social actuel. Une personne désengagée fera peut être l’effort de venir, mais n’impliquera certainement pas son environnement proche.
• Le taux d’implication supplémentaire auto proclamé : étudiez le nombre d’horaire fait en plus à l’initiative de votre collaborateur. S’il n’y a pas de bon climat social, vos collaborateurs ne feront pas plus que le strict nécessaire. Pour avoir un indicateur représentatif faites le tri entre le présentéisme, ceux qui restent entre 10 à 20 min de plus au boulot et ceux qui ponctuellement rallonge volontairement leur temps de travail pour finir un dossier, s’avancer sur un sujet urgent, etc.
• Le volume de cooptation : au sein de vos équipes, vous pouvez également voir le volume de personnes cooptées ou les actions de partage faites dans le cercle personnel de vos collaborateurs. Si le climat social est mauvais, vos collaborateurs ne recommanderaient pas votre entreprise à leur amis ou ne feraient pas l’effort de partager ces informations à leur réseau.
• Le volume d’informations personnelles / collaborateur : le fait que vos collaborateurs échangent sur leur relations de couple ou amicales, qu’ils parlent de leur temps de libre et de leurs loisirs stipulent un bon niveau de climat social. Si vous vous posez la question de comment récolter ce genre d’informations, c’est sûrement un signe de déclin de votre climat social.

Comment mener un baromètre social facilement dans une PME ?

Après vous avoir donné des exemples d’indicateurs à intégrer dans l’étude de votre climat social, nous vous avons synthétisé les moyens à votre disposition pour déployer votre baromètre social. Car oui, le questionnaire n’est pas l’unique option 😉

Selon l’objectif de cette étude, vous pouvez employez des méthodes formelles ou à l’inverse informelles. Et de la même manière le faire en synchrone (en simultanée avec son interlocuteur) ou en asynchrone (en différé), ce qui apportera des bénéfices différents.

Un baromètre social informel peut l’être sur sa forme ou son fond. Dans la forme cela peut être un très simple « comment ça va ? » quand vous faites le tour des bureaux le matin. Et sur le fond, cela peut être des petits rituels que vous n’expliquez ou ne formalisez pas forcément, comme les petits boutons à la sortie de l’immeuble avec 3 smileys pour savoir comment s’est passée la journée (vert = content, orange = moyen et rouge = mécontent). Vous pouvez aussi très bien le faire sous un format test sur 1 mois par exemple et faire pour chaque point ou réunion une petite « météo du jour » de chaque collaborateur. À vous de trouver les rituels ou méthodes les plus adaptées à votre organisation. Les méthodes informelles sont des actions très spontanées et ont l’intérêt de récupérer les éléments à la volée à un instant t, sans poser de réelles réflexions.

Pour compléter et croiser vos données, les méthodes formelles seront beaucoup plus exhaustives en termes de données, mais également plus préparée. Un questionnaire en ligne ou un entretien individuel est beaucoup plus engageant par sa durée et aussi via sa demande. Le fait d’expliquer votre démarche et de solliciter l’avis de vos collaborateurs les implique forcément plus dans ce genre d’exercice. Si vous voulez plus d’informations à ce sujet, découvrez comment nous avons mené un baromètre social pour une PME en pleine crise sociale et pourquoi nous avons décidé de mener des entretiens individuels plutôt que de le faire en asynchrone.

Pour éviter le sentiment d’être dans le sur contrôle, jouez aussi sur les temps synchrones ou asynchrones. En proposant des formulaires par exemple anonymes, vous renforcez la réalité des résultats car vous faites confiance de l’image qu’ont vos collaborateurs de votre entreprise. A l’inverse faire des entretiens en one to one valorise aussi le collaborateur qui prend la parole et lui apporte de la reconnaissance. C’est pourquoi les 2 volets sont intéressants à manipuler. Et n’oubliez pas également d’aller capter des informations en externe qui parlent de votre fonctionnement interne. Que ce soit des labels comme « Grate place to work », les avis sur Glass Door ou les commentaires sur votre page de marque employeur. À prendre avec plus de pincettes, notamment en fonction de quand cela a été publié.

En tant que PME, même avec des moyens et des ressources limités vous pouvez facilement mettre en place ces différentes méthodes sans passer plus de 2 jours pour faire votre questionnaire ou dépenser une centaine d’euros pour des boutons de satisfaction. Le plus long dans cette démarche cela ne sera pas la construction ou la diffusion de votre baromètre social mais le fait de se poser les bonnes questions, choisir la meilleure démarche. Mais à ce stade pas besoin d’institut pour comprendre le climat social de votre PME.

Pourquoi demander de l’aide pour un baromètre social ?

Nous vous avons mis à disposition des méthodes simples ainsi que des exemples d’indicateurs accessibles pour avoir un premier aperçu de votre climat social. Pour avoir un diagnostic ou une étude plus complète, solliciter une société externe peut être nécessaire.

Qu’est-ce que peut vous apporter un cabinet de conseil RH comme System:Project en quelques points :

• La construction d’un baromètre social et d’une enquête globale non anxiogène et positive : nos chefs de projets sont formés pour conduire le changement et instaurer une coopération positive avec l’ensemble des équipes
• La diffusion d’une méthode centrée autour de l’expérience utilisateur et de l’usage des répondants : nous mettons en place des outils digitaux simples, créons des interfaces de réponses faciles à prendre en main, animons les sessions d’entretiens individuels…
• L’analyse globale et systémique : nous traitons les émotions généralisées et remontons jusqu’au cause racine, tout en ayant un esprit critique et un point de vue neutre sur la situation
• La définition d’un plan d’actions pour traiter les dysfonctionnements présents : nous pensons avant tout solution et mettons à votre disposition un dispositif clair et détaillé (temps jours nécessaire, parties prenantes, jalons et échéances…) pour rétablir un climat social sain

Et si vous voulez en savoir plus sur notre méthode, lisez notre cas client d’une PME en crise sociale pour laquelle nous avons déployé un baromètre social et conçu un plan d’actions RH, managérial et organisationnel pour traiter les causes racines des dysfonctionnements présents.

Vous êtes dans le même cas et vous voulez savoir ce qui est possible de mettre en place ? Prenez rendez-vous avec nos équipes expertes.